Ohjeita ohjeiden tekijöille

Kuten kaikkia tekstejä myös ohjeita on moneen lähtöön. On yhtä hyvin arkisia käyttö- ja kokoamisohjeita kuin byrokratian maailmaan kuuluvia valitus- ja muutoksenhakuohjeita. Eräänlainen kaikkien ohjeiden äiti taitaa olla ruokaohje, resepti. Reseptien perusidea sopii moneen muuhunkin ohjeeseen. Onnistuneen ohjeen tavoittelijan kannattaa muistaa ainakin kolme asiaa: käytä käskymuotoa, tunnista ohjattavan toiminnan olennaiset tiedot ja vaiheet ja esitä ohjeet helposti hahmottuvassa muodossa.

Käytä käskymuotoa

Lukijan pitää hahmottaa, mitä hänen itsensä pitää tehdä ja mitä jonkun muun. Mikä tapahtuu automaattisesti, mikä ihmisen ja kenen ihmisen toimesta? Usein selkein tapa antaa ohje on tehdä se lukijaa puhutellen käskymuodossa: Käytä käskymuotoa. Sekoita jauhot ja neste. Kiinnitä takalevy naulaamalla. Liitä mukaan seuraavat asiakirjat.

Ohjeessa on yleensä selvää, miksi käskymuodossa ilmaistua asiaa kannattaa noudattaa: Taikinaa vatkaavalle tuskin nousee käskystä kapinahenki. Vakuutuskorvausta hakevalle taas on toivottavasti selvää, että on oman edun mukaista, jos hakemuksessa on heti mukana kaikki tarvittavat selvitykset.

Kun ohjeen mukainen toiminta on selvästi oman edun ja tavoitteen mukaista, käskymuoto eli imperatiivi ei vaikuta tylyltä tai määräilevältä. Se sopii siksi myös virkateksteihin. Jos ohje on entisestä poikkeava, erikoinen tai poikkeuksellinen, kannattaa varmistaa, että lukija ymmärtää sen syyn ja perusteet: Vaihda kynän väriä kunkin erän jälkeen pöytäkirjan luettavuuden lisäämiseksi.

Tunnista ohjattavan toiminnan olennaiset tiedot ja vaiheet

Pura omat itsestäänselvyytesi.Kun laadit ohjetta, muista miettiä toimintaa lukijan ja tekijän näkökulmasta. On tärkeää, että tunnistat erilaiset toiminnalle olennaiset vaiheet. Jos asennus tapahtuu konetta käynnistettäessä, mikä kuvatusta toiminnasta on sellaista, että se vaatii lukijan omaa toimintaa: asentaminen vai käynnistäminen?

Huomaa myös sanoihin sisältyvä asiantuntemus. Sinulle on ehkä selvää, miten asentaminen tapahtuu, mutta ohjeen käyttäjälle pitää luultavasti purkaa asentamisen eri vaiheet. Tunnista myös erikoissanasto ja selitä termit ja lyhenteet, joita käytät.

Jos ohjeeseen liittyy vastaamista, tekstien tai asiakirjojen lähettämistä tai paikalle saapumista, onhan mukana osoite? Jos ohje − tai vaikkapa kutsu − kohdistuu henkilöille eri paikkakunnilta, onhan osoitteessa kadun lisäksi paikkakunta?

Muistathan myös, että joidenkin sanojen tarkoite vaihtelee hetkestä toiseen. Käytä täsmällisiä ja täydellisiä päiväyksiä, kuten 7.11.2015, älä sanoja tänään, huomenna tai keskiviikkona, ensi vuonna. Pohdi, täytyykö puhua yleisesti esimerkiksi hakemuskuukaudesta vai voisiko ajankohdan täsmentää lukijakohtaisesti. Mieti lisäksi, onko ohje sellainen, että siihen olisi syytä liittää yhteystietoja: kehen voi ottaa yhteyttä, jos ohjeessa on epäselvää.

Esitä ohjeet helposti hahmottuvassa muodossa

Selkeä kokonaisrakenne osuvine väliotsikoineen palvelee kaikkia tekstejä, myös ohjeita. Ota tarvittaessa kuvat avuksi.Ohjeissa pitää olla erityisen tarkkana siinä, että eri vaiheet ja asiat on esitetty järkevässä järjestyksessä. Tekstissä tulee käydä selvästi ilmi, mitä tehdään ensin, mitä sitten, mitä lopuksi ja mitä on pakko tehdä, mikä taas on vapaaehtoista tai ehdollista.

Monessa ohjeessa toimii aikajärjestys, joskus taas on käsiteltävä yhtä aihepiiriä kerrallaan. Jos ohjaat samassa asiakirjassa vaikkapa sekä itseoikaisun hakemiseen että valituksen tekemiseen, muista kertoa kunkin otsikon yhteydessä heti kaikki tärkeät tiedot.

Koska moniin ohjeisiin liittyy vaiheittaista toimintaa, niihin sopivat esimerkiksi numeroidut luettelot. Luettelot auttavat hahmottamaan myös pitkiä listoja, jos pitää luetella vaikkapa työkaluja, tavaroita, toimijoita tai asiakirjoja.

Sanomattakin pitäisi olla selvää, että jos ohje perustuu hankalaan lakitekstiin, on kieltä selkeytettävä. Jos kyse on viranomaisten ohjeesta, ainoa kielen laatua säätelevä, eräänlainen ohjeiden ohje on hallintolain (9. §) vaatimus hyvästä kielenkäytöstä. Lakitekstiin siis saa ja siihen pitää koskea, jos se on vaikeaselkoista ja -lukuista. Ohjeen voi kirjoittaa vaikkapa kokonaan omin sanoin ja ilmoittaa viite- tai lähdetiedoissa, mihin lakiin ja pykälään ohjeistus perustuu.