Miten viitata tekstin vastaanottajaan?

Kun viitataan tekstin vastaanottajaan, on tärkeää kuulostella viestintätilanteen luonnetta ja sitä, millaisen sävyn valittu viittaustapa tekstiin luo. Sama tapa viitata vastaanottajaan ei toimi kaikissa teksteissä ja tilanteissa. Yhdessä tilanteessa kohteliaaksi tai neutraaliksi koettu puhuttelu voidaan toisessa tilanteessa tulkita epäselväksi tai osoittelevaksi.

Teitittely oli viranomaistekstien puhuttelumuoto 2000-luvulle saakka. Nykyään viranomaisviestinnässä ja asiointitilanteissa sinuttelu on usein neutraali ja kohtelias tapa puhutella tekstin lukijaa, vaikka teitittelyäkin edelleen näkee. Joissain tilanteissa puhuttelu ylipäänsä ei ole paras valinta, ja silloin vastaanottajaan on parempi viitata sanalla, joka ilmaisee hänen roolinsa, tai välttää suoraa viittaamista kokonaan.

Miten sinutella ja teititellä?

Sinuttelun ja teitittelyn voi ajatella sijoittuvan kohteliaisuutta ilmaisevan jatkumon eri päihin: sinuttelu kohteliaisuuskeinona tuo keskustelijoita lähemmäs toisiaan, teitittelemällä pidetään yllä viestijöiden välistä etäisyyttä. Viranomaistyössä korostuu nykyään avoimuus ja yhdenvertaisuus, ja tämä näkyy myös siinä, että sinuttelu on pikkuhiljaa syrjäyttänyt teitittelyä asiakasviestinnässä ja asiointitilanteissa.  

Sinuttelulla tarkoitetaan sitä, että tekstin vastaanottajaan viitataan sinä-pronominilla, verbin yksikön 2. persoonan taivutusmuodolla tai omistusliitteellä:

• Sinulla on uusi tutkimustulos katsottavissa – –.
• Voit lähettää hakemuksesi osoitteeseen – –.

Teititeltäessä vastaanottajaan taas viitataan te-pronominilla, verbin monikon 2. persoonan taivutusmuodolla tai omistusliitteellä:

• Teillä on uusi tutkimustulos katsottavissa – –.

• Voitte lähettää hakemuksenne osoitteeseen – –.

Moni kokee teitittelyn kieliopillisesti ja kielenkäytöllisesti vaikeaksi. Kun käytetään perfektimuotoa (esim. olet hakenut), onkin tärkeää muistaa, että yhtä vastaanottajaa teititeltäessä (olette) pääverbi taipuu yksikön 2. persoonan mukaan (hakenut), ei monikon 2. persoonan mukaan (hakeneet):

• Olette hakenut eläkettä.
• Ei: Olette hakeneet eläkettä.

Asiakas ja muut vastaanottajaan viittaavat sanat

Vastaanottajaan voidaan myös viitata sanalla, joka ilmaisee hänen roolinsa kyseisessä tilanteessa. Tällaisia sanoja ovat esimerkiksi asiakas, potilas, vanhempi tai opiskelija:

• Asiakkaalle on pääsääntöisesti laadittava palvelusuunnitelma.
• Opiskelija saa yleistä asumistukea samoin ehdoin kuin muutkin tuen saajat.

Esimerkeistä huomaa, että sanalla viittaamista käytetään yleensä tilanteessa, jossa annetaan yleistä, kaikkia koskevaa tietoa. Tapa on tarpeellinen myös silloin, kun halutaan tuoda selkeästi esiin kirjoittajan ja vastaanottajan tai tilanteen muiden toimijoiden erilaiset roolit:

• Palveluntarjoaja vastaa myös siitä, että asiakas saa kaikki turvallisuuden kannalta tarpeelliset tiedot jo ennen palvelun alkua.

Vertaa:

• Vastaamme myös siitä, että saat kaikki turvallisuuden kannalta tarpeelliset tiedot jo ennen palvelun alkua.

On tärkeää viitata vastaanottajaan sävyltään neutraalilla sanalla, kuten esimerkiksi juuri sanoilla asiakas, potilas, asukas, opiskelija. Joskus tekstiyhteys kuitenkin vaatii vastaanottajan tarkempaa kuvausta tai luokittelua. Silloin on tärkeää valita ilmaus, joka on sävyltään vastaanottajan huomioiva.

Ei esimerkiksi ole yhdentekevää, kutsuuko päihdeongelman kanssa painiskelevaa ihmistä sanalla päihdeongelmainen vai päihdekuntoutuja. Sanojen näkökulma ja sävy eroavat selvästi. Ketään ei ole syytä luokitella tai nimetä vain yhden ominaisuuden perusteella, vaan vastaanottaja on ihminen, jonka yhdestä ominaisuudesta tai pulmasta on kyse: päihdeongelmainen ihminen tai ihminen, jolla on päihdeongelma.

Näkymätön vastaanottaja

Tiedottavissa teksteissä vastaanottajaan voidaan myös jättää viittaamatta näkyvästi, jos halutaan ensi sijassa korostaa käsiteltävää aihetta tai toimintaa, ei niinkään toimijoita. Tällöin voidaan käyttää ns. yleistävää 3. persoonaa tai passiivia. Kumpikin muoto ilmaisee, että toiminnassa on mukana tekijöitä, mutta niitä ei vain tuoda tekstissä ilmi:

• Yleistävä 3. persoona: Eläkettä voi nostaa jo ennen eläkeikää.
• Passiivi: Työttömyysetuutta haetaan jälkikäteen neljän viikon tai kuukauden jaksoissa.

On tärkeä pitää mielessä, että yleistävää 3. persoona tai passiivia ei pidä käyttää teksteissä, joista pitää selvitä, kuka tekee tai kenen vastuulla asia on.

Puhuttelu ohjeistavissa teksteissä   

Ohjeistavissa teksteissä puhuttelu selkeyttää tekstiä ja sen tulkintaa. Henkilökohtainen puhuttelu ohjaa lukijaa toimimaan ohjeiden mukaan. Sinuttelu ja käskymuoto tekevät tekstistä myös rakenteellisesti selkeämmän ja ymmärrettävämmän kuin esimerkiksi yleistävän 3. persoonan tai passiivin käyttö:

• Sinuttelu ja käskymuoto: Tulosta verokorttisi verkosta.
• Yleistävä 3. persoona: Verokortin voi tulostaa verkosta.
• Passiivi: Verokortti tulostetaan verkosta.

Kun tekstissä on tarkoitus tiedottaa yleisestä, kaikille yhteisestä aiheesta, vastaanottajaa ei ole tarpeen puhutella. Itse asiassa väitelauseessa sinuttelu voi tuoda tekstiin velvoittavuutta. Esimerkin virke käsittelee yleistä, kaikkia äitiysvapaalle jääviä koskevaa tietoa, eikä sen ensisijainen tarkoitus ole ohjeistaa lukijaa. Siksi virkkeessä voidaan hyvin käyttää esimerkiksi passiivia:

• Äitiysvapaalle jäädään viimeistään 30 arkipäivää ennen laskettua aikaa.
• Ei: Jäät äitiysvapaalle viimeistään 30 arkipäivää ennen laskettua aikaa.

Kuten voidaan huomata, sinuttelu tuo väitelauseeseen velvoittavuutta: ”jäät äitiysvapaalle” on tulkittavissa merkityksessä ’sinun on jäätävä äitiysvapaalle’, mikä on ristiriidassa sinuttelulla tavoitellun sävyn kanssa. Voida-verbiä käyttämällä sävy toki pehmentyisi: ”Voit jäädä äitiysvapaalle.”

Vastaanottajaan viittaaminen arkaluonteisissa tilanteissa

Sinuttelu sopii yleensä teitittelyä ja muita vastaanottajaan viittaamisen tapoja paremmin tilanteisiin, joissa käsitellään arkaluonteisia aiheita tai puhutellaan nuoria asiakkaita. Tällöin sinuttelu tuo tekstiin ystävällisen ja empaattisen sävyn:

• Sinuttelu: Jos terveydentilasi tai toimintakykysi on heikentynyt, sinun kannattaa tarkistaa, ettei se ole esteenä tutkinnon suorittamiselle.

Vertaa:

• Teitittely: Jos terveydentilanne tai toimintakykynne on heikentynyt, teidän kannattaa tarkistaa, ettei se ole esteenä tutkinnon suorittamiselle.
• Roolin ilmaiseva sana ja 3. persoona: Jos hakijan terveydentila tai toimintakyky on heikentynyt, hänen kannattaa tarkistaa, ettei se ole esteenä tutkinnon suorittamiselle.
• Yleistävä 3. persoona: Jos terveydentila tai toimintakyky on heikentynyt, kannattaa tarkistaa, ettei se ole esteenä tutkinnon suorittamiselle.

Kaikkiin arkaluonteisiin tilanteisiin suora puhuttelu ei kuitenkaan sovi. Liiallisesti käytettynä myös sinuttelulla voidaan tuottaa esimerkiksi osoittelevia ja moralisoivia merkityksiä. Siksi on tärkeää miettiä tapauskohtaisesti, milloin puhuttelu yleensä ‒ oli kyse sinuttelusta tai teitittelystä ‒ on toimiva vaihtoehto, milloin taas olisi syytä käyttää mieluummin esimerkiksi vastaanottajan rooliin viittaavaa sanaa tai passiivia.

Seuraavan esimerkin tilanteessa puhuttelu olisi hyvin osoittelevaa ja käskevää. Käyttämällä passiivia tai sanaa asiakas kirjoittaja pitää yllä kohteliaan etäistä sävyä:

• Passiivi: Jos velvollisuus pitää huolta itsestä ja elatuksesta lyödään laimin, voimme joutua alentamaan perustoimeentulotuen perusosaa 20 % tai enintään 40 %.
• Roolin ilmaiseva sana: Jos asiakas lyö laimin velvollisuutensa pitää huolta itsestään ja elatuksestaan, voimme joutua alentamaan perustoimeentulotuen perusosaa 20 % tai enintään 40 %.

Vertaa:

• Sinuttelu: Jos laiminlyöt velvollisuutesi pitää huolta itsestäsi ja elatuksestasi, voimme joutua alentamaan perustoimeentulotuen perusosaa 20 % tai enintään 40 %.