Miten viitata tekstin laatijaan?

Arkisessa viestinnässä ei yleensä tarvitse miettiä, kuka on tekstin laatija ja kuka vastaanottaja: minä kirjoitan sinulle. Sen sijaan viranomaisteksteissä tekstin laatija voi olla paitsi minä myös kollektiivi (organisaation työntekijät), virasto tai muu organisaatio. Se, miten tekstin laatijaan viitataan, riippuu tekstiyhteydestä ja tekstilajistakin, esimerkiksi siitä, onko kyse viranomaisen päätöksestä, tiedotteesta, selvityspyynnöstä tai sähköpostiviestistä.

Yksinkertaistaen viittauksen tapoja on neljä: voit viitata tekstin laativaan viranomaiseen

1. viranomaisen tai viraston nimellä
   
   Kotimaisten kielten keskus on antanut lausunnon – –
   Oikeusasiamies on tehnyt lukuisia esityksiä – –
2. työryhmään tai tahoon viittaavalla nimityksellä
   
   Lautakunta on kokoontunut useasti.
   Työryhmässä on jäseniä kaikista osastoista.
3. me-muodolla (me-pronominilla, verbin monikon 1. persoonan taivutusmuodolla tai omistusliitteellä)
   
   Voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse.
   Lähetämme sinulle yhteenvetomme asiasta.
4. minä-muodolla (minä-pronominilla, verbin yksikön 1. persoonan taivutusmuodolla tai omistusliitteellä)
   
   Lähetä hakemuksesi minulle kuun loppuun mennessä.
   Lähetän sinulle lisätietoa asiasta.
   Sähköpostiosoitteeni on – –.

Kerro, kuka on tekstin lähettäjä

On tärkeää, että lukija tietää, mikä taho häntä tekstissä lähestyy. Siksi viranomaisen nimen pitää selvitä tekstistä tai sen välittömästä yhteydestä. Kirjeissä ja päätöksissä viranomaistaho saattaa selvitä jo tekstin ylälaidassa olevasta viraston nimestä ja logosta, tsättineuvontaan asiakas taas päätyy viranomaisen verkkosivujen kautta. Jos ei ole aivan ilmeistä, minkä viranomaisen nimissä teksti on lähetetty, sen on tärkeää käydä ilmi tekstin alussa.

Käytä teksteissä aina viraston, osaston, työryhmän tai hankkeen virallista nimeä. Jos käytössä on lyhenne- tai oheisnimi, sen voi esitellä lukijalle virallisen nimen yhteydessä. Kun lyhenne- tai oheisnimi on esitelty, sitä voi käyttää tekstissä yksinään, esimerkiksi näin: 

• Kotimaisten kielten keskuksessa (Kotus) huolletaan suomea ja ruotsia sekä tarjotaan kansalaisille kieli- ja nimineuvontaa. Kotuksessa laaditaan sanakirjoja, jotka kuvaavat nykykieltä sekä kielen vaihtelua ja muutosta.
• Kansallinen tekoälyohjelma AuroraAI: AuroraAI-ohjelman – – tavoite on tehdä arjesta ja liiketoiminnasta sujuvampaa AuroraAI-verkon avulla – –.

Ohjeita virallisen nimen ja lyhenne- ja oheisnimen käytöstä löydät Hyvän nimistön oppaasta.

Me on viraston nimeä lähestyttävämpi

Kun viestin vastaanottaja on saanut tietää, mikä virasto tai organisaatio viestin on lähettänyt, lähettäjään voi viitata myös me-muodolla:

• Hei! Olemme saaneet hakemuksesi, joka koskee – –.  

Samoin organisaation toimintaa kuvaavissa teksteissä toimijoihin voi viitata me-muodolla, kun edellä on ensin mainittu, mikä organisaatio on kyseessä:

• Kotimaisten kielten keskuksessa työskentelee monenlaisia kielen asiantuntijoita. Ohjaamme asiakkaitamme kielenkäytön kysymyksissä. Meiltä voi pyytää neuvoa ja tilata koulutusta.    

Samoin kuin organisaation nimi myös me viittaa toimijoihin yhteisesti. Sävyltään me-viittaus on kuitenkin lähestyttävämpi ja tuttavallisempi kuin viraston nimi tai työryhmän nimitys.

Minä kahdenkeskisessä asiointitilanteessa

Viranomaistyöhön kuuluu myös kahdenkeskistä ja epävirallisempaa viestintää asiakkaiden kanssa. Asiakas voi esimerkiksi itse ottaa yhteyttä viranomaiseen ja pyytää ohjeistusta ja neuvontaa. Virkailija voi lähettää asiakkaalle tietopyynnön, jonka vastauksen hän tarvitsee edistääkseen asiakkaan asiaa. Tällaisissa tilanteissa on hyvin tavallista, että viranomaisen roolissa toimiva kirjoittaja viittaa itseensä minä-muodolla:

• Kiitos kysymyksestä! Selvitän asiaa ja lähetän sinulle sitten lisätietoja. Palaan asiaan viimeistään huomenna.
• Voit toimittaa selvityksesi minulle osoitteeseen – –.    

On kuitenkin tärkeää, että tekstistä selviää, kehen minä viittaa. Muista siis allekirjoittaa kirjeesi tai sähköpostiviestisi, vaikka lähettäjä selviäisikin osoitteesta.