Sanat ja sanaliitot suositetaan aakkostettavaksi sana sanalta (sanoittainen aakkostus), jolloin sanaväli otetaan huomioon. Tällöin esimerkiksi niin ikään tulee aakkosjärjestyksessä ennen niini-sanaa.
Toinen vaihtoehto (kirjaimittainen aakkostus) on jättää sanaväli huomiotta ja aakkostaa erilleen kirjoitettavien sanojen liitto niin kuin se olisi yhdyssana, jolloin niini edeltääkin niin ikään -ilmausta. Tätä tapaa noudatetaan yleensä sanakirjoissa.
Ohjeen osat ovat seuraavat:
Sanoittainen aakkostaminen on kirjaimittaista aakkostamista suositeltavampi tapa (aakkostusstandardi SFS 4600 vuodelta 2022). Tällöin aakkosjärjestys määräytyy ensisijaisesti sanaväliä edeltävän sanan perusteella ja järjestykseen vaikuttaa vasta toissijaisesti sanaväliä seuraava sana.
Sanoittaisen ja kirjaimittaisen aakkostustavan ero näkyy seuraavista esimerkeistä:
Sanoittainen aakkostus Kirjaimittainen aakkostus kevyt kevyt kevyt liikenne kevytkerma kevyt ravi kevyt liikenne kevytkerma kevytmetalli kevytmetalli kevyt ravi
Sanakirjoissa noudatetaan usein kirjaimittaista aakkostusta. Kirjaimittaisen aakkostuksen ansiosta sanakirjasta on helpompi löytää ilmaus silloinkin, kun ei tiedä, kirjoitetaanko se yhteen vai erikseen:
Sanoittainen aakkostus Kirjaimittainen aakkostus niin niin niin ikään niini niin kuin niinikuitu niini niin ikään niinikuitu niinku niinku niin kuin
Henkilönnimet aakkostetaan ensin sukunimen, sitten etunimien mukaan. Sukunimiä aakkostettaessa noudatetaan aina sanoittaista järjestelmää, jotta samat sukunimet pysyisivät yhdessä. Esimerkiksi nimi Järvi, Yrjö tulee ennen nimeä Järvinen, Anneli. Poikkeuksena ovat erilleen kirjoitettavat sukunimiyhdistelmät (kuten Suo Anttila), joissa välilyöntiä ei oteta aakkostuksessa huomioon. Myöskään yhdysmerkkiä ei huomioida moniosaisissa sukunimissä. Moniosaisten sukunimien aakkostamisesta on oma ohjeensa (ks. kohtaa Lisätietoa toisessa ohjeessa).
Järvi, Virpi
Järvi, Yrjö
Järvinen, Anneli
Järvinen, AnniSuo, Maarit
Suoaho, Liisa
Suo Anttila, Pekka
Suo-Anttila, Kirsi
Suoanttila, Laura
Jos sukunimeä ei ole, nimi aakkostetaan etunimen mukaan (etunimet lihavoitu alla). Esimerkiksi hallitsijoiden nimet aakkostetaan ensisijaisesti ensimmäisen etunimen mukaan (Kaarle).
Jos saman etunimen sisältäviä nimiä on useita, aakkostetaan ensin ne, joiden toinen nimenosa on roomalainen numero (Kaarle VII Sverkerinpoika). Mikäli numerollisia nimiä on useita, aakkostetaan ne numerojärjestyksessä. Tämän jälkeen aakkostetaan toisen nimenosan alkukirjaimen mukaan (Kaarle Suuri). Hallitsijoiden nimissä saattaa olla lisänimiä (Suuri, Sverkerinpoika), jotka eivät ole sukunimiä.
kuningatar Elisabet
paavi Johannes Paavali
Kaarle VII Sverkerinpoika
Kaarle VIII Knuutinpoika
Kaarle XVI Kustaa
Kaarle Suuri
Vanhan kansallisen käytännön mukaan vakiintuneen arvonimen tai aatelisnimen sisältävät henkilönnimet aakkostettiin niiden mukaan. Tästä käytännöstä on uusimmassa, vuoden 2022 aakkostusstandardissa luovuttu.
metropoliitta Ambrosius
Äiti Amma
Tällaisissa tapauksissa nimen voi esimerkiksi hakemistossa esittää kahdessa kohdassa, joista toinen on viittaus:
Äiti Amma, ks. Amma, äiti
Ohjetta päivitetty 26.5.2023: Lisätty uusimman aakkostusstandardin (2022) mukainen ohje erilleen kirjoitettavien sukunimiyhdistelmien aakkostamisesta ja tieto arvo- tai aatelisnimiä sisältävien henkilönnimien aakkostamisen muuttumisesta.