Virkakielen parantamisen perusteet

Oletteko työpaikalla pohtineet, mistä tekstien kehittämistyö kannattaa aloittaa, mihin työssä kannattaa panostaa ja mihin kaikkeen pitäisi kiinnittää huomiota? Lue viisi vinkkiä siitä, mikä tekstien kehitystyössä on tärkeää.

Tunnista kielityö

Kielenkäytön kehittäminen kannattaa aloittaa siitä, että virastossa tunnistetaan kielen rooli työssä. Suuri osa viranomaisten työstä on kielen varassa, ja usein työn tulokset myös konkretisoituvat teksteinä. Työtä tehdään kirjoittaen, lukien ja keskustellen, ja suullinen ja kirjoitettu kielenkäyttö vaikuttavat toinen toisiinsa.

Kielityö voi olla kokonaisen uuden tekstin tekemistä. Toisinaan se on lomakkeiden, tekstipohjien tai lyhyiden tekstikatkelmien, mallifraasien luomista. Se on kirjaamista, dokumentointia tai vaikkapa muistion kommentointia. Kielityötä on myös palvelujen ja organisaation yksiköiden nimeäminen.

On tärkeää hahmottaa, mikä kaikki esimerkiksi lainsäädännössä viittaa teksteihin. Teksteiksi tunnistetaan helposti päätökset, sopimukset ja raportit, mutta tekstejä ovat myös ohjelmat, palvelulupaukset ja sähköpostit. Arviointi ja seurantakin tapahtuvat erilaisten tekstien avulla.

Kehitä koko toimintaa

Tekstejä tehdään yhteistyössä ja aiempien tekstien pohjalta. Tekstien laatu on kytköksissä moneen asiaan, esimerkiksi pohjatekstien laatuun, työn organisointiin ja tietotekniikan ratkaisuihin. Tekstien kehittäminen onkin koko viraston toiminnan kehittämistä, ja kehittämishankkeisiin kannattaa valjastaa monipuolinen ryhmä kielen, viestinnän, tietotekniikan, asiakaspalvelun ja muiden tarpeellisten alojen asiantuntijoita.

Kun kehitetään asiakaspalvelua, on syytä kartoittaa, mitkä vaiheet asiakkaan palvelupolusta toteutuvat kielellisesti. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää siihen, että kuhunkin vaiheeseen valitaan sopivat kielenkäytön kanavat ja muodot.

Varmista osaaminen

Jotta hallinnon toiminta olisi tehokasta ja huomioisi asiakkaiden tarpeet ja tilanteet, hallinnon teksteiltä vaaditaan paljon. Toimivat tekstit edellyttävät sitä, että kirjoittajat hallitsevat oikeinkirjoituksen perusteet, osaavat muotoilla helposti hahmotettavia lauseita ja virkkeitä ja kykenevät rakentamaan ymmärrettäviä tekstikokonaisuuksia.

Teksti on myös osattava muotoilla tilanteen vaatimalla tavalla niin, että se on sävyltään lukijaa arvostavaa. Koska suuri osa viranomaisten teksteistä suunnataan laajalle joukolle vastaanottajia, kirjoittajan pitää tietää, miten ottaa tekstissä huomioon erilaiset lukijat ja heidän erilaiset tilanteensa.

Kirjoittajien koulutustausta vaihtelee, ja moni tarvitsee valmennusta jollakin kielenkäytön osa-alueella. Useimmissa työtehtävissä tarvitaan perehdytystä esimerkiksi eri tekstilajeihin tai  sosiaalisessa mediassa toimimiseen. Aika ajoin on myös hyvä päivittää tietoja ja kerrata aiemmin opittua.

Kirjoittajille kannattaakin järjestää vuosittain koulutusta ja varmistaa, että he saavat asiantuntevaa palautetta teksteistään. Koska kirjoittaminen on taitolaji, tarvitaan myös aikaa harjoitteluun. Kielenkäytön taitoihin on syytä kiinnittää huomiota jo rekrytointivaiheessa ja myös, kun työntekijää perehdytetään työhön. Virastoihin tarvitaan myös kielen ammattilaisia.

Raivaa tietä onnistumiselle

Kirjoittajien taidot eivät kuitenkaan yksinään takaa tekstien laatua. Heillä pitää myös olla mahdollisuus käyttää taitojaan. Organisaation rakenteiden ja toimintatapojen on tuettava hyvien tekstien tekemistä. Onnistumisen esteenä voi olla esimerkiksi kiire tai tekstien vakiopohjat, joita ei pääse muokkaamaan.

Seuraavat kysymykset auttavat arvioimaan onnistumisen edellytyksiä:

• Onko tekstillä selkeät tavoitteet, joihin kirjoittajat ja muut tekstin muotoutumiseen vaikuttavat tahot ovat sitoutuneet?
• Onko kirjoittajalla käytettävissään riittävästi tietoa aiheesta, josta kirjoittaa? Onko tieto selkeässä muodossa helposti saatavilla?
• Onko kirjoittajalla liikkumavaraa? Sitä voi rajoittaa esimerkiksi liian jyrkkä vaatimus pysyä lakitekstin sanontatavoissa, joustamaton tietojärjestelmä tai varovaisuutta painottava ohjeistus.
• Ovatko tekstien mallipohjat ja muut kirjoittamisen työvälineet kunnossa? Tekniikka kehittyy ja hallinnon viestintätarpeet muuttuvat. Niinpä esimerkiksi päätösmallejakin on uudistettava aika ajoin.
• Onko kirjoittamiselle varattu riittävästi aikaa? Entä kääntämiselle?

Onnistumista voi tukea esimerkiksi seuraavin toimin:

• Hillitään tekstien määrää karsimalla turhia tekstejä. Tämä säästää sekä kirjoittajan että lukijan aikaa.
• Toistuvista teksteistä tehdään mallipohjia. Niiden laatimisessa on syytä käyttää kielen ammattilaisia, ja mallipohjat on pidettävä ajan tasalla.
• Varataan aikaa ja resursseja tekstien kehittämiseen ja termityöhön.
• Hyödynnetään kielen asiantuntijoita kaikissa kehittämishankkeissa, etenkin tietojärjestelmien kehittämisessä.

Kannusta ja palkitse

Kielenkäytön taitojen ja suotuisien olosuhteiden lisäksi tarvitaan myös motivaatiota tehdä hyviä tekstejä. Usein tekstien uudistaminen vaatii pitkäjänteistä työtä ja rohkeuttakin. Se voi pakottaa pois mukavuusalueelta ja jopa uhata ammattiylpeyttä. Monesti se kuitenkin selkeyttää työtä ja lisää työhyvinvointia.

Seuraavat kysymykset auttavat kartoittamaan motivaatiota ja sen vahvistamisen keinoja:

• Onko kirjoittaja sisäistänyt tekstille asetetut tavoitteet? Palkitaanko tavoitteiden toteuttamisesta?
• Uskalletaanko ja osataanko esimerkiksi päätöksissä avata säädösten sisältöä ja kirjoittaa soveltamista näkyviin?
• Onko kirjoittajalla valtuuksia ja rohkeutta karsia tekstistä turhat rönsyt ja muokata tekstiä ymmärrettävämmäksi?
• Kehitetäänkö mallipohjia ja vakiotekstejä ymmärrettävyyden ja lukijan tarpeiden näkökulmasta?

Kielenkäytön kehittäminen kannattaa ottaa viraston tavoitteeksi. Tuloksia kannattaa myös mitata ja seurata sekä antaa hyvistä tuloksista tunnustusta. Motivaatiota lisäävät erilaiset tempaukset, kilpailut sekä organisaatioille ja yksittäisille kirjoittajille jaettavat palkinnot.