Tekstintekijän tarkistuslista

Tarkistuslista auttaa sinua arvioimaan, onko tekstisi selkeä, ymmärrettävä ja lukijaa arvostava. Kysymysten avulla voit kartoittaa, mitkä asiat tekstissä ovat jo kunnossa ja mikä ehkä kaipaa vielä työstämistä. Kunkin kysymyksen jälkeen esitetään lyhyesti tietoa ja ohjeita avuksi tekstin arviointiin ja mahdolliseen parannustyöhön.

1. Näkyykö tekstistä, kenelle se on tarkoitettu?

Toimivan tekstin tärkeimpiä ominaisuuksia on, että se vastaa ajatellun lukijan tarpeisiinsa ja että lukija kokee kuuluvansa tekstin kohderyhmään. Kun suunnittelet tekstiä, kirjoita lyhyt kuvaus sen kohderyhmästä. Se auttaa valitsemaan tekstin sisällön ja esitystavan niin, että ne palvelevat mahdollisimman hyvin lukijan tarpeita.

• Onko kohderyhmä yhtenäinen vai kuuluuko siihen monenlaisia lukijoita? Tarvitseeko osa selkokieltä eli yleiskieltäkin helpompaa kielimuotoa?
• Millaista tietoa lukijoilla jo on tekstin aiheesta? Ovatko lukijat tiedoiltaan yhdenmukainen vai kirjava joukko?

Joissakin tekstilajeissa tekstiin voi tai pitääkin kirjoittaa, kenelle se on suunnattu. Jos mahdollista, pyydä kohderyhmän edustajilta palautetta tekstistä. Se on aina hyödyllistä.

2. Selviääkö tekstin tavoite vaivatta?

Lukijan pitää tunnistaa tekstin tavoite ja tehtävä vaivatta. Se motivoi lukemiseen ja auttaa myös tekstin ymmärtämisessä. Kun suunnittelet tekstiä, mieti, millaisia tavoitteita sillä on. Valitse niistä tärkein ja kirjoita se muistiin. Tavoite voi olla esimerkiksi se, että

• luettuaan tekstin lukija tietää tai osaa tehdä jonkin asian,
• lukija pitää tekstin tietoa luotettavana ja merkityksellisenä,
• lukija haluaa toimia saamansa tiedon tai ohjeiden mukaan.

Tekstin tavoitteen tulisi näkyä esimerkiksi otsikossa, asioiden järjestyksessä ja esittämistavassa. Päätöksen on hyvä alkaa päätöksellä, ei sen perusteena olevalla lakitekstillä. Ohjeen tunnistaa puolestaan helpommin, kun siinä käytetään imperatiivilauseita (esim. ilmoita tulotietosi lomakkeella) kuvailevien passiivilauseiden sijaan (tulotiedot ilmoitetaan lomakkeella).

3. Onko sisältö lukijalle sopiva?

Suunnittele tekstin sisältö huolellisesti. Tekstissä pitää olla lukijalle tarpeelliset asiat mutta ei ylimääräistä. Kun teksti on valmis, kannattaa tarkistaa, että

• tekstin pääasia on helppo löytää ja se on selvästi ilmaistu,
• pääasiaa on taustoitettu tarpeeksi, jotta lukija ymmärtää sen,
• pääasialle on esitetty riittävät perustelut,
• tekstissä on selkeä ohje siitä, mistä saa lisätietoa.

Karsi lukijan kannalta turhat asiat. Kerro esimerkiksi organisaatiosi toiminnasta tai omasta erityisalastasi vain ne tiedot, jotka palvelevat lukijan tarpeita. Ota myös huomioon, mitä lukija jo tietää.

4. Palveleeko asioiden järjestys lukijaa?

Tarkoituksenmukainen asioiden järjestys auttaa lukijaa näkemään vaivatta tekstin pääasian ja löytämään muut tarvitsemansa tiedot. Pääasia on lukijalle tärkein asia, ja se kannattaa esittää tekstin alussa.

Esimerkiksi päätöksissä lukijalle tärkein tieto on se, onko päätös myönteinen vai kielteinen. Tiedotteissa tärkeintä on useimmiten se, miten asia koskee lukijaa itseään tai mikä asia muuttuu tai on muuttunut. Pääasiaa seuraavat yleensä sen perustelut, taustat tai muut siihen liittyvät yksityiskohdat.

Esittämisjärjestyksen pitää olla myös johdonmukainen ja sopia tekstin tehtävään ja sisältöön. Esimerkiksi toimintaohjeissa ei useinkaan ole yhtä pääasiaa, ja niissä kannattaa noudattaa toimintojen tai tapahtumien aikajärjestystä.

5. Kerrotaanko tekstissä, kuka toimii?

Tarkastele tekstiäsi siltä kannalta, näkyvätkö siinä toimijat. Erityisen tärkeää lukijan on nähdä, mitä hänen itsensä pitää tai on hyvä tehdä. Lukijalle suunnatuissa kehotuksissa ja ohjeissa lukijaa kannattaa puhutella suoraan.

Lukijan pitää hahmottaa helposti myös muut toimijat: kuka tekstissä mainitut asiat on tehnyt tai tekee. Esimerkiksi päätöksessä tulee näkyä sen tehneen organisaation nimi (X-virasto on myöntänyt sinulle vrt. sinulle on myönnetty). Me-muodolla voi viitata organisaation toimintaan, jos organisaatio on mainittu edellä ja on selvää, mihin me viittaa.

6. Onko teksti arvostavaa?

Hyvä ja toimiva teksti ilmaisee aina arvostusta lukijaa ja niitä ihmisryhmiä kohtaan, joita tekstissä käsitellään. Arvostus motivoi lukemiseen ja esimerkiksi esitettyjen ohjeiden noudattamiseen. Se myös rakentaa luottamusta kirjoittajaan ja tämän organisaatioon.

• Kun viittaat lukijaan tai johonkin ryhmään, varmista, että käyttämäsi ilmaukset eivät vähättele tai loukkaa.
• Kun puhuttelet lukijaa, tee se tavalla, joka on ystävällinen. Muista kuitenkin, että myös liiallinen tuttavallisuus voi olla loukkaavaa ja vähättelevää.

On hyvä käyttää nimityksiä ja ilmauksia, joita ryhmien edustajat suosivat itse (esim. henkilö, jolla on epilepsia vrt. epileptikko). Valitse sukupuolineutraaleja tehtävä- ja ammattinimikkeitä (esim. juristi vrt. lakimies). Kun tekstissä on asiantuntijoiden arvioita lukijasta, muista esittää ne arviona, ei faktoina (Esim. Lääkäri on arvioinut, että toimintakykysi on alentunut. Vrt. Toimintakykysi on alentunut.).

7. Saako sisällöstä käsityksen silmäilemällä?

Lukijan tulisi saada tekstin sisällöstä käsitys jo nopeasti silmäillen. Silmäilyä auttavat ennen kaikkea hyvät, toimivat otsikot ja pitkissä teksteissä muun muassa selkeä sisällysluettelo ja tiivistelmä.

Silmäiltävyyttä lisäävät myös esimerkiksi keskeisten termien tai asioiden lihavointi sekä luetelmat, taulukot, kaaviot ja muut visualisoinnit. Taulukot ja kaaviot kannattaa esitellä niitä edeltävässä leipätekstissä, jotta lukija ymmärtää helposti, miten ne liittyvät asiaan.

8. Onko tekstissä toimivat otsikot?

Valitse pääotsikko, joka kertoo lukijalle tekstin olennaisimman sisällön. Lisää tekstiin riittävä määrä väliotsikoita, jotka auttavat lukijaa löytämään itselleen tärkeät kohdat. Väliotsikoiden avulla lukija saa myös kuvan tekstin kokonaisrakenteesta ja juonesta.

Toimivat otsikot antavat tietoa tekstin sisällöstä ja tehtävästä ja ovat sopivan lyhyitä. Nimeävä otsikko ilmaisee tekstin tai sen osan aiheen (Oikaisuvaatimuksen tekeminen). Otsikko voi antaa lukijalle myös viitteen siitä, mitä aiheesta kerrotaan, kuten tiivistävä otsikko (Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti). Kysyvä otsikko kertoo puolestaan, mihin kysymykseen teksti vastaa (Miten oikaisuvaatimus tehdään?).

9. Onko kappalejako johdonmukainen?

Tekstin jakaminen kappaleisiin auttaa lukijaa hahmottamaan, missä kohden asiasta siirrytään toiseen. Kappaleiden pituuteen vaikuttavat muun muassa tekstilajin käytännöt, tekstin pituus, palstan leveys ja julkaisukanava. Verkkoteksteissä kannattaa suosia lyhyitä kappaleita ja ottaa huomioon myös mobiilinäkymä.

Kussakin kappaleessa kannattaa käsitellä vain yksi ydinajatus, ja kappale kannattaa aloittaa tärkeimmällä asialla. Näin kappalejako auttaa lukijaa hahmottamaan tekstin jäsennyksen mahdollisimman helposti.

10. Ovatko virkkeet ja lauseet selkeitä?

Lukeminen on sujuvaa, kun virkkeiden ja lauseiden rakenteet ovat selkeitä. Lukijan on helppo hahmottaa asiakokonaisuudet ja niiden suhteet. Vältä pitkiä virkkeitä mutta myös pelkkien lyhyiden päälauseiden käyttöä. Sivulausetta ei kannata sijoittaa päälauseen sisään eikä laittaa useita toisilleen alisteisia sivulauseita peräkkäin.

Lukemista ja ymmärtämistä hankaloittavat myös pitkät määriteketjut (esim. aiemmin tehdyssä muutostyössä hitsaussaumaan jäänyt virhe). Käytä lauseenvastikkeita harkiten ja suosi verbejä teonimien sijasta (maksaa vrt. suorittaa maksu; päättää vrt. tehdä päätös).

Selkeiden lauseiden ja virkkeiden kirjoittaminen vaatii harjoittelua. On myös tarpeen tunnistaa hankalia rakenteita. Ohjeita ja harjoitusta saat esimerkiksi suorittamalla verkkokurssin Hyvä virkakieli – Selkeytä lauseita ja virkkeitä. Linkki kurssiin on tekstin lopussa.

11. Ovatko sanat ja ilmaukset konkreettisia?

Viranomaisten teksteissä on usein abstrakteja sanoja ja ilmauksia. Osin se kuvastaa hallinnon näkökulmaa, jolle on ominaista tarkastella yhteiskunnan toimintaa ja toimijoita yleistysten kautta. Osin syynä on se, että teksteissä käytetään usein lainsäädännön termejä ja ilmauksia.

Lukijan voi olla vaikeaa yhdistää abstrakti ilmaus omaan elämäänsä, asiaansa tai ongelmaansa. Hänelle jää epäselväksi, mitä ilmaistu asia hänen kohdallaan merkitsee tai millaista toimintaa se häneltä edellyttää. Asiat kannattaakin ilmaista niin konkreettisesti kuin mahdollista. On myös hyvä tiedostaa, että abstraktit ilmaukset johtavat usein hankalasti hahmottuviin lauserakenteisiin.

12. Selitetäänkö vieraat termit ja lyhenteet?

Kiinnitä huomiota tekstisi termeihin. Mieti, mitkä niistä lukija varmasti ymmärtää ja mitkä kannattaa korvata lukijalle tutummilla sanoilla. Jos tekstissä on tarpeen käyttää ammattitermejä, ne pitää selittää.

Pitkistä termeistä ja nimistä muodostetaan myös lyhenteitä. Lukijalle ne ovat ammattitermien tavoin usein vieraita. Selitä lyhenteet, jos käytät niitä. On myös hyvä tiedostaa, että asiantuntijana totut helposti alasi termeihin ja lyhenteisiin niin, että ne voivat tuntua tavallisilta ja kaikille ymmärrettäviltä.

13. Ovatko viittaukset yksiselitteisiä?

Kun tekstissä viitataan johonkin jo edellä mainittuun asiaan tai henkilöön, viittauksen pitää olla yksiselitteinen. Viittaus voidaan tehdä eri tavoin:

• Usein käytetään pronominia (esim. valtiovarainministeriö – se; tasavallan presidentti – hän).
• Sama ilmaus voidaan myös toistaa kokonaan tai osittain (valtiovarainministeriö – ministeriö; tasavallan presidentti – presidentti).
• Lisäksi viittaukseen voi käyttää muuta samamerkityksistä sanaa (valtioneuvosto – hallitus).

Älä käytä viittaukseen pronominia, jos edellä on mainittu useampi asia tai henkilö, joihin pronomini voisi viitata. Vältä myös sitä, että käytät viittauksissa useampia samamerkityksisiä ilmauksia, jos ei ole täysin selvää, että lukijakin tunnistaa ilmaukset samaan asiaan viittaaviksi. Suosi mieluummin toistoa.

14. Kytketäänkö asiat toisiinsa selkeästi?

Käytä riittävästi kytkeviä sanoja, jotka auttavat lukijaa ymmärtämään, millaisessa suhteessa tekstissä mainitut asiat ovat toisiinsa. Tällöin lukijan ei tarvitse arvailla, onko mainittu asia toisen asian syy, ehto, vaihtoehto tai vastakohta.

Kytkeviä sanoja tarvitaan niin lauseiden, virkkeiden kuin kappaleidenkin välille. Kytkeviä sanoja ovat muun muassa konjunktiot kuten esimerkiksi ja, tai, jos, vaikka, koska, mutta, vaan. Myös sellaiset sanat kuin myös, lisäksi, esimerkiksi, siksi, kuitenkin, silti, siis ja niinpä ilmaisevat asioiden välisiä suhteita.

15. Edetäänkö tekstissä tutusta uuteen?

Muista, että tekstiä on helpompi seurata ja ymmärtää, kun siinä edetään tutusta asiasta uuteen. Virkkeet ja lauseet kannattaakin aloittaa tutulla tai jo mainitulla asialla, johon uusi asia liitetään. Kiinnitä siis huomiota siihen, missä järjestyksessä lauseet ovat virkkeissä ja missä järjestyksessä sanat lauseissa.