Miten antaa palautetta teksteistä?

Palaute on tärkeä osa työelämää. Tämä pätee luonnollisesti myös työssä, johon kuuluu tekstien kirjoittamista. Palaute antaa kirjoittajalle uuden näkökulman tekstiin ja auttaa huomaamaan asioita, joille hän on itse tekstin kirjoittajana ehkä sokeutunut. Mutta yhtä lailla palautteen antaminen, muiden tekstien lukeminen ja analysointi, on hyvä tapa kehittää omaa kirjoitustaitoa.

Palautteen antaminen ja vastaanottaminen ovat taitoja, jotka vaativat opettelua. Sanotaan, että harjoitus tekee mestarin, ja tämä pätee myös palautteeseen. Lisäksi on hyvä muistaa, ettei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa antaa palautetta, vaan paras tapa riippuu tekstistä ja kirjoittajan tarpeista. Myös se vaikuttaa, onko palaute suullista vai kirjallista.

Rakentava palaute

Palautteen antaminen vaatii tietoa siitä, mistä palautetta kannattaa antaa ja miten sitä kannattaa esittää. Pohjimmiltaan rakentavan palautteen tarkoitus on yksinkertaisesti kertoa, mikä tekstissä on hyvää ja mikä ehkä kaipaisi parantamista. Rakentava palaute sisältää sekä kehuja että muutosehdotuksia.

Arkikielessä palautteen mielletään usein tarkoittavan samaa kuin kritiikki, minkä vuoksi palautteen antamisen ohjeissa painotetaan palautteen rakentavuutta. Kritiikki on arvostelua, ja yleensä negatiivista. Palaute on kritiikkiä, jos se ei ole rakentavaa.

Kirjoittaja voi hyödyntää myös kritiikkiä taitojensa kehittämisessä, mutta kritiikin esittäjän lähtökohta ei ole auttaa kirjoittajaa kehittymään, vaan arvostella hänen tuotostaan ja taitojaan. On epäilemättä selvää, että jokainen ottaa mieluummin vastaan kehittämisideoita kuin kritiikkiä.

Jotta palaute auttaisi kirjoittajaa kehittymään, tulisi palaute siis muotoilla ja antaa rakentavasti. Rakentava palaute pyrkii parantamaan tekstiä, se antaa konkreettisia muutos- tai korjausehdotuksia ja huomioi aina myös tekstin onnistumiset.

Paras ajankohta palautteelle

Palautteesta on eniten hyötyä silloin, kun sillä on merkitystä tekstille ja sen kirjoittajalle. Usein palaute on hyödyllistä jo silloin, kun teksti on vielä luonnosvaiheessa. Tällöin tekstin hiomiselle on todennäköisemmin vielä hyvin aikaa. Kirjoittaja on myös avoimempi muokkaamaan tekstiä, kun se ei ole vielä valmis. Lisäksi aikaa ja työtä menee hukkaan, jos tekstiä on jo pitkään työstetty ja hiottu valmiiksi, mutta palautekierros paljastaakin suuria muutostarpeita.

Paras palautteen aika on siis silloin, kun teksti on tekeillä tai se on juuri valmistunut, mutta ei vielä julkaistu. Julkaistuun tekstiin ei välttämättä pysty enää tekemään muutoksia. Silloin palaute tekstin puutteista tai muutostarpeista ei auta parantamaan tekstiä vaan kohdistuu kirjoittajan ratkaisuihin ja taitoihin.

Suullisesti vai kirjallisesti?

Suullisella ja kirjallisella palautteella on molemmilla omat etunsa ja myös sudenkuoppansa. Useimmiten teksteistä annetaan palautetta kirjallisesti, jolloin palaute on helpompi muotoilla huolellisesti. Myös konkreettisia muokkausehdotuksia on helpompi esittää ja kohdistaa kirjallisesti. Lisäksi palautetta voi työstää pätkissä muiden töiden ohessa, eikä palautteen antamiselle tarvitse etsiä yhteistä tapaamisaikaa.

Toisaalta kirjallista palautetta on vaikeampi tulkita kuin suullista, koska siitä puuttuvat tulkintaa ohjaavat elementit, kuten äänensävy, ilmeet ja eleet. Suullisen palautteen etuna on myös se, että kirjoittaja pystyy esittämään tarkentavia kysymyksiä palautteen antajalle. Lisäksi sen antaminen on yleensä nopeampaa kuin kirjallisen. Toisaalta suullista palautetta pääsee yleensä pohtimaan tarkemmin vasta palautetilanteen jälkeen, ja siksi onkin tärkeää, että palautteen saaja tekee muistiinpanoja.

Valintaan suullisen ja kirjallisen palautteen välillä vaikuttavat osapuolien mieltymykset, aikataulut ja teksti itsessään. Suullisen ja kirjallisen palautteen yhdistäminen on myös mahdollista, mutta se on kaikkein työläin vaihtoehto eikä siksi aina järkevä.

Käsketkö, neuvotko vai pohdiskeletko?

Palautteen antaja on aina jossain määrin autoritaarisessa asemassa kirjoittajaan nähden, koska kirjoittaja on pyytänyt hänen näkemystään tekstistä. Taustalla voi olla myös institutionaalisia valtarakenteita, kuten opettaja–oppilas- tai esihenkilö–alainen-suhde, jotka vahvistavat palautteen antajan auktoriteettiasemaa. Vertaispalaute asettaa periaatteessa palautteen antajan ja vastaanottajan lähes samalla viivalle, mutta hierarkkisia eroja voi luoda esimerkiksi asiantuntemuksen määrä tai työuran pituus.

Muokkaamalla palautteen antamisen tapaa voi vaikuttaa siihen, kuinka autoritaariselta palaute kuulostaa ja millaisen sävyn se saa. Vertaa seuraavia esimerkkejä:

• Tämä on väärin.
• Tämä on väärin, koska…
• Tässä taitaa olla virhe.
• Olenko ymmärtänyt väärin vai…?
• Tarkistaisitko tämän paikkansapitävyyden?
• Tämä voisi toimia paremmin näin, koska…
• Jäin miettimään, toimisiko tällainen ratkaisu paremmin.

Esimerkkien suoruus vaihtelee. Sillä on merkitystä, sanotko palautteessa, että asia pitää tehdä näin, sinä tekisit asian näin vai että asiaa kannattaisi ehkä miettiä vielä hieman.

Käskyillä, neuvoilla, korjauksilla, pyynnöillä ja pohdiskelulla on kaikilla oma sävynsä ja omat käyttötilanteensa. Esimerkiksi asiavirheitä ei kannata kyseenalaistaa pehmeästi, vaan osoittaa ne suoraan, jotta korjaus varmasti tehdään. Sen sijaan mielipideasioita ei kannata esittää käskevinä, vaan omaa kokemusta reflektoivina. Mieti, miten muotoiltua palautetta sinä itse ottaisit mieluiten vastaan.

Palautteen kohdistaminen

Palautteen antamisessa auttaa usein se, että ajattelee tekstiä sen eri tasojen kautta. Yksi tapa tarkastella tekstiä on miettiä sen sisältöä, rakennetta ja kieltä. Tärkeää on huomioida myös tekstin tavoite, kohderyhmä, julkaisualusta ja tekstilaji. Kirjoittajalta itseltään voi myös kysyä, haluaako hän palautetta jostain tietystä asiasta.

Jotta tekstistä tulisi mahdollisimman toimiva, on tärkeää, että sekä tekstin kirjoittaja että siitä palautetta antava

• tietävät tekstin tavoitteen
• tunnistavat kohderyhmän tarpeet
• ymmärtävät tekstilajin ominaisuudet
• tiedostavat julkaisumuodon mahdollisuudet ja rajoitteet.

Onnistuuko teksti siinä, mitä sillä halutaan saada aikaan? Vastaako teksti lukijoiden tarpeita esimerkiksi sanastoltaan ja sisällöltään? Onko se selkeää, ymmärrettävää ja asiallista? Vastaako teksti edustamansa tekstilajin piirteitä? Miten sen julkaisumuoto vaikuttaa lukukokemukseen?

Lisäksi palautetta voi antaa ja myös pyytää esimerkiksi seuraavista tekstin asioista:

• Sisältö: esimerkiksi sisällön paikkansapitävyys ja ajankestävyys, tiedon määrä, tekstin pituus ja lähteiden käyttö
• Rakenne: esimerkiksi asioiden esittämisjärjestys, aloitus ja lopetus, tekstin yhtenäisyys
• Sävy: esimerkiksi ohjeet, kehotukset, puhuttelu ja lukijoiden tasa-arvoinen kohtelu
• Selkeys ja ymmärrettävyys: sanavalinnat, lause- ja virkerakenteet, oikeinkirjoitus, silmäiltävyys

Palauteen antajan ja kirjoittajan kannattaa sopia keskenään myös, miten palaute tekstiin merkitään: esimerkiksi muutoksina tekstiin jäljitystoiminnolla, tekstiin kohdistettuina kommenttilappuina tai kommentteina tekstin loppuun. Tekstiä ei yleensä kannata muokata suoraan, ellei kirjoittaja sitä erikseen toivo. Kirjoittaminen on monimuotoista työtä, ja viranomaistenkin kirjoittamisessa on yksilöllistä liikkumavaraa. Kirjoittaja päättää, millaisia muutoksia tekstiinsä tekee.

Kun annat palautetta

Palautteen vastaanottaminen on usein jännittävää, ja siihen liittyy aina tunteita. Mukauta palautetyyliäsi kasvokkaisessa palautetilanteessa myös sen mukaan, miten palautteen saaja reagoi kommentteihisi. Kiinnitä huomiota ennen kaikkea siihen, kuinka jyrkästi annat palautetta. Jos annat kirjallista palautetta, pidä huoli, että muotoilet palautteesi asiallisesti ja niin, että se välittyy haluamallasi tavalla.

Jos mahdollista, keskustele kirjoittajan kanssa antamastasi palautteesta. Näin kirjoittajalla on mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä, ja väärinkäsitysten todennäköisyys on pienempi. Riippuen palautteen sisällöstä ja sävystä, lopuksi voi olla hyvä kerrata, millainen yleisvaikutelma sinulle tuli tekstistä, ja korostaa myös sen positiivisia puolia.