Millaista on asiallinen, selkeä ja ymmärrettävä kieli?

Hallintolaki (9. §) vaatii viranomaiskieleltä asiallisuutta, selkeyttä ja ymmärrettävyyttä. Lain vaatimukset ovat sopusoinnussa sen kanssa, että kielessä on aina samanaikaisesti useita eri ulottuvuuksia. Kieli liittyy tunteisiin, aisteihin ja mielen toimintaan. Nämä taas kietoutuvat sekä kielessä että ihmisen kokemusmaailmassa tiiviisti yhteen. On hyvä muistaa, että kun kieltä käytetään, välitetään informaatiota, mutta rakennetaan myös ihmissuhteita ja ilmaistaan asenteita.

Asiallisuutta, selkeyttä ja ymmärrettävyyttä tulkitaan eri yhteyksissä eri tavoin. Tässä ohjeessa niitä avataan hallintolain viitekehyksessä ajatellen, että niillä on kaikilla oma merkityksensä, vaikka liittyvätkin tiiviisti toisiinsa. Miten siis käyttää kieltä niin, että se täyttää hallintolain vaatimukset?

Asiallisuus korostuu hankalissa tilanteissa

Asiallinen kielenkäyttö on sävyltään ystävällistä, puhekumppania arvostavaa sekä tukee tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta. Se ei uhkaa, syyllistä tai tyrmää.

Sävyyn täytyy kiinnittää huomiota aina, mutta tietyissä tilanteissa se on erityisen tärkeää. Tarkkana pitää olla esimerkiksi aina, kun valitsee tavan, jolla puhuu tai kirjoittaa ihmisistä. Ihmisten ja ihmisryhmien nimeäminen on kielenkäytön herkimpiä alueita, olipa kyse oman viestin lukijasta, puheena olevasta henkilöstä tai siitä miten puhuu itsestään ja edustamastaan organisaatiosta.

Vältä esimerkiksi kategorisoimasta ihmisiä yhden ominaisuuden tai ongelman mukaan. Sano mieluummin, että NN:llä ei ole tuloja kuin että hän on tuloton. Muista myös, että viranomaisten tulee edistää tasa-arvoa kaikessa toiminnassaan, myös kielenkäytössä. Sukupuolineutraalit nimikkeet (esim. x-valtuutettu, järjestyksenvalvoja, putkiasentaja) ovat asiallisempia ja viestivämpiä kuin sukupuolittuneet vastineensa (x-asiamies, järjestysmies, putkimies).

Kiinnitä sävyyn myös erityistä huomiota silloin, kun

esität pyyntöjä ja kehotuksia, esim. selvityspyynnössä tai toimintaohjeessa
kerrot ikävän viestin, esim. hylkäät hakemuksen tai kieltäydyt tarjouksesta
raportoit ongelmista, esim. teet muistiinpanoja konfliktista tai erimielisyydestä
esität arvioita ihmisestä, tämän ominaisuuksista ja kyvyistä, esim. osana eläke- tai korvausratkaisuja tai rekrytointia
käsittelet tabuaiheita, kuten rahaa, seksiä, terveyttä, sairautta tai muita arkaluonteisia asioita.

Tunnista tunnepitoinen kieli

Sävykysymykset ovat hienovaraisia ja vaativat tilannekohtaista harkintaa. On kuitenkin hyvä tunnistaa, millainen kieli voi tehdä tekstistä asiattomalla tavalla tunnepitoisen, siis töykeän tai kylmäkiskoisen.

Asialliseen kieleen eivät kuulu alatyyliset ilmaisut, kiroilu ja loukkaavat tai väheksyvät nimitykset ja luonnehdinnat, kuten vaikkapa harmiton tätsykkä, reppana tai itkupilli. Sävy voi muuttua epäasialliseksi myös esimerkiksi ISOJEN KIRJAINTEN, huutomerkkien, lihavointien tai muiden visuaalisten keinojen liikakäytöstä!!!!

Toisinaan tekstistä kannattaa karsia sanoja, joilla vahvistetaan ilmaisua tai otetaan kantaa sanottuun. Tällaisia sanoja ovat esimerkiksi ollenkaan, hirveän, edes. Neutraalin ystävällisessä kielenkäytössä ei oteta kielteisellä tavalla kantaa myöskään verbillä: Asiakas ei ole edes viitsinyt lähettää tarkempia selvityksiä asiasta on neutraalimmin Asiakas ei ole lähettänyt tarkempia selvityksiä asiasta.

Selkeyttä silmälle

Kirjoituksessa selkeä kieli liittyy näkemiseen ja hahmottamiseen sekä kirjaimellisesti että vertauskuvallisemmin. Ota siis huomioon kirjoitetun kielen visuaalinen puoli ja

muodosta hyvin hahmotettavia sanoja, lauseita ja virkkeitä
auta lukijaa löytämään olennaiset asiat tekstikokonaisuudesta
liitä viestisi tilanteeseen ja aiemmin sanottuun, älä puhu ohi.

Oikeinkirjoitus palvelee hahmotettavuutta

Kun pyrit selkeään kieleen, noudata oikeinkirjoitusohjeita. Pisteen, pilkun tai vaikkapa välilyönnin oikea paikka auttaa lukijaa hahmottamaan tekstiä. Selkeyttä palvelee myös yhdyssanojen norminmukainen kirjoittaminen ja toisaalta esimerkiksi lyhenteiden välttäminen.

Myös numeroilmausten hahmotettavuuteen on kiinnitettävä huomiota. Esimerkiksi summien ja päivämäärien väliin kannattaa panna sanoja.

Hakemuksen liitteenä on esitetty ilmoitus tuen maksusta ajalle 01.07.–26.07.2021 420,31 euroa.
Paremmin: Hakemuksen liitteenä on esitetty ilmoitus 420,31 euron suuruisen tuen maksusta ajalle 1.–26.7.2007.

Virkkeet, lauseet ja tekstikokonaisuus helposti luettaviksi

Kun tähtäät selkeään kieleen, rakenna lauseet ja virkkeet niin, että yhteen kuuluvat sanat ovat yhdessä. Pätki pitkät virkkeet ja vältä niin kutsuttuja kiilalauseita ja määriteketjuja.

Oppisopimuskoulutus on työnantajan ja työntekijän väliseen sopimukseen perustuvaa, pääasiassa työpaikalla tapahtuvaa ammatillista koulutusta.
Paremmin: Oppisopimuskoulutus on ammatillista koulutusta, joka perustuu työnantajan ja työntekijän väliseen sopimukseen ja tapahtuu pääasiassa työpaikalla.

Ohjaa lukijaa löytämään tekstikokonaisuudesta hänelle tärkein asia. Moniin hallinnon teksteihin sopii, että lukijalle tärkein asia on heti alussa. Tällainen on esimerkiksi päätöksen ratkaisu tai kutsussa tilaisuuden aika ja paikka. Katko tekstimassaa sisällökkäillä väliotsikoilla. Jos esität pitkiä listoja, harkitse luetelman käyttämistä.

Ymmärrettävää kieltä mielelle

Ymmärrettävällä − samoin kuin selkeällä − kielellä viitataan usein yleisesti hyvään (virka)kieleen. Hallintolain viitekehyksessä ymmärrettävän kielen voi kuitenkin ajatella tarkoittavan kielenkäyttöä, joka ottaa huomioon lukijan mielen ja ajattelun. Ymmärrettävä kieli liittyy oivaltamiseen ja tajuamiseen. Sitä tukee kielenkäyttö, joka

lähtee liikkeelle lukijalle tutusta maailmasta ja johdattaa uuteen
kertoo kirjoittajan ajatusketjut, syysuhteet ja päättelyn.

Kielen eri ulottuvuudet liittyvät tiiviisti toisiinsa. Kun selkeytät lauseita ja virkkeitä helpommin hahmotettaviksi, niistä tulee usein myös paremmin ymmärrettäviä. Ymmärrettävässä kielessä tieto on järjestetty ja annosteltu lukijaystävällisesti. Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tuttu tieto on lauseen alussa ja uusi tieto lopussa.

Vältä epämääräisyyttä ja monitulkintaisuutta

Virkakielessä on vältettävä epämääräisiä ja monitulkintaisia ilmauksia. Tätä palvelee kielenkäyttö, jossa kirjoittaja avaa ajatuksensa ja asioiden väliset suhteet käyttämällä vaikkapa sellaisia pikkusanoja kuin koska, jotta, kuitenkin, sen tähden. Näitä sanoja käyttämällä syntyy yleensä myös selkeitä, hyvin hahmotettavia rakenteita.

Kiinnitä huomiota esimerkiksi monitulkintaiseen tullessa-, heikentyessä-rakenteeseen. Se nimittäin kätkee sen, viittaatko ajalliseen suhteeseen (silloin kun tulee/heikentyy), syy-seurausuhteeseen (koska tulee/heikentyy), mahdollisiin tapahtumiin (jos tulee/heikentyy) tai rinnastatko kenties asioita (ja tulee/heikentyy). Vältä myös sanoja liittyen ja koskien, joilla epämääräistät viestiäsi. Kysymys asiaan liittyen tai asiaa koskien on täsmällisemmin kysymys asiasta.

Avaa maailmasi lukijalle

Kaikki maailmat eli erilaiset asiantuntemuksen alat eivät tietenkään voi olla kaikille tuttuja. Kielellä voi kuitenkin tehdä vieraita asioita tutuksi tai toisaalta myös vieraannuttaa tutuista asioista. Ymmärrettävässä kielessä keskeistä on käyttää havainnollista ja lukijalle tutuksi oletettua kieltä. Vältä siis erikoistermejä ja -lyhenteitä.

Varmista myös, että tekstissäsi puhutaan konkreettisista asioista, kuten ihmisistä, paikoista ja rakennuksista. Teksti on todennäköisesti vaikeaa, jos puhut hyvin abstrakteista asioista, kuten ekosysteemien innovaatiojohtamisesta, alustaohjautuvuudesta tai kyvykkyyksistä. Älä toisaalta harhauta lukijaa näennäisellä konkretialla: älä puhu tiekartasta, jos teet suunnitelmaa.