Selkokieltä vai selkeää kieltä?

Hallintolaki velvoittaa viranomaisia käyttämään asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Yleensä sen ajatellaan tarkoittavan selkeän yleiskielen käyttämistä. Joissain tilanteissa tarvitaan kuitenkin selkeää yleiskieltäkin helpompaa selkokieltä, jotta viestintä olisi kohderyhmälleen ymmärrettävää. Kielen selkeyttämistä ja selkokielistämistä koskevat osittain samat periaatteet, mutta selkokielessä kielen yksinkertaistaminen viedään pidemmälle. Jotta viestintään voi valita oikean kielimuodon, täytyy tietää selkeän kielen ja selkokielen keskeisimmät erot.

Kenelle kirjoitat?

Selkeällä kielellä ja selkokielellä on eri kohderyhmät. Selkeä kieli on suunnattu ihmisille, joilla ei ole erityisiä lukemisen tai ymmärtämisen vaikeuksia. He eivät kuitenkaan yleensä ole puheena olevan alan asiantuntijoita, joten teksti ei voi olla asiantuntijoille suunnattua erikoiskieltä. Selkokieli puolestaan on suunnattu ihmisille, joiden on vaikea lukea ja ymmärtää yleiskielisiä tekstejä. Syynä selkokielen tarpeeseen voi olla esimerkiksi kehitysvamma, muistisairaus tai se, että suomi tai ruotsi ei ole äidinkieli.

Kielimuoto kannattaa valita tekstin kohderyhmän mukaan. Selkeäkieliset tekstit palvelevat suurinta osaa lukijoista, joten se on yleensä hyvä valinta verkkosivuille ja muuhun ulkoiseen viestintään. Selkeää kieltä kannattaa käyttää myös hallinnon sisäisissä teksteissä, koska usein ne ovat pohjana ulkoiselle viestinnälle. Jos pohjatekstit ovat vaikeaselkoisia, niiden vaikeat virkerakenteet ja abstraktisuus voivat siirtyä myös kansalaisille suunnattuun viestintään.

On myös tilanteita, joissa kielimuodoksi kannattaa valita selkokieli. Selkokieli on tarpeen varsinkin silloin, kun teksti on suunnattu ensisijaisesti ihmisille, jotka hyötyvät selkokielestä. Tällaisia ovat esimerkiksi kotoutumista käsittelevät tekstit tai tekstit, joissa kerrotaan kehitysvammaisten ihmisten palveluista.

Mistä aiheesta kirjoitat?

Selkokieltä tarvitaan paitsi erityisryhmille tarkoitetussa viestinnässä myös silloin, kun viestintä on suunnattu laajalle yleisölle ja sen myötä monenlaisille lukijoille. Kun organisaatiossa suunnitellaan selkokielistä viestintää, on syytä miettiä seuraavia kysymyksiä: Mitkä ovat sellaisia aiheita, jotka koskevat suurta osaa tai jopa kaikkia Suomessa asuvia ihmisiä? Entä mitkä palvelut ja verkkosivujen sisällöt ovat käytetyimpiä? Yleensä nämä ovat aiheita, joista täytyy tarjota myös selkokielistä tietoa.

Selkokielistä viestintää tarvitaan myös kriisitilanteissa. Kriisiviestinnän pitää tavoittaa iso joukko ihmisiä nopeasti, tehokkaasti ja ymmärrettävästi. Kun annetaan turvallisuuteen tai terveyteen liittyviä toimintaohjeita, niiden täytyy olla niin yksiselitteisiä, että kaikki osaavat noudattaa niitä. Kriisi voi kohdata myös yksittäistä ihmistä tai perhettä, jolloin esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalveluista voi tarvita tietoa selkokielellä.

Tunnista eri kielimuotojen erot

Selkotekstit ovat yleensä lyhyempiä kuin yleiskieliset tekstit. Niissä keskitytään vain pääasioihin, ja yksityiskohtia on karsittu pois. Selkotekstin lukijalta oletetaan vähemmän pohjatietoa kuin yleiskielisen tekstin lukijalta. Siksi selkotekstissä selitetään auki myös asioita, joita yleiskielisessä tekstissä oletetaan lukijan tietävän. Yksi ratkaisu on tarjota ydinasiat selkokielellä ja yksityiskohtaisempi tieto ja esimerkiksi erilaiset poikkeukset selkeällä yleiskielellä.

Selkokieliset julkaisut ja verkkosivut poikkeavat yleiskielisistä myös ulkoasultaan. Yleisilme on selkeä ja pelkistetty. Painettuna tai pdf-muodossa julkaistut tekstit on rivitetty selkokielen periaatteiden mukaan kapeaan palstaan. Ulkoasuun liittyvät erityispiirteet täytyy ottaa huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Verkkosivujen, sähköisten palvelujen ja sovellusten täytyy olla myös kognitiivisesti saavutettavia, eli niiden täytyy olla helppokäyttöisiä ja sisältöjen täytyy olla helposti ymmärrettäviä.

Voiko kaikesta viestiä selkokielellä?

Kielimuodon valintaa täytyy miettiä ennen kaikkea siltä kannalta, mille kohderyhmälle viestitään ja mitä tietoa kohderyhmä tarvitsee. Kaikkea tietoa ei ole välttämätöntä tarjota selkokielellä, mutta selkeää kieltä viranomaisen on käytettävä aina.

Kielimuotoon vaikuttaa myös tekstin tuottamisen tapa. Esimerkiksi etuuspäätös voi koostua hyvin monenlaisista teksteistä: valmiista fraaseista, tekstipohjaan kuuluvista teksteistä, käsittelijän omasta tekstistä ja asiantuntijalausuntojen referaateista. Tekstien kehittäminen vaatii jokaisen osa-alueen kehittämistä, eikä välttämättä ole mahdollista tuottaa kokonaisuutta, joka täyttäisi selkokielen kriteerit. Tekstien kehittäminen selkeämmiksi palvelee kuitenkin aina myös selkokieltä tarvitsevia lukijoita, vaikka lopputulos olisikin selkeää kieltä, ei selkokieltä.

Miten lukija löytää tekstisi?

On hyvä muistaa, että selkokielisistä teksteistä on hyötyä vain, jos ne ovat löydettävissä. Jos tekstistä tehdään erillinen selkokielinen versio, jo suunnitteluvaiheessa täytyy miettiä, missä teksti julkaistaan. Esimerkiksi osana verkkosivujen käyttäjätestausta on hyvä selvittää myös sitä, miten hyvin käyttäjät löytävät selkokieliset sivut ja niillä olevan tiedon. Tai jos tehdään selkokielinen painettu esite, täytyy selvittää keskeisimmät jakelukanavat, joiden kautta tavoitetaan selkokieltä tarvitsevat henkilöt. Yhteistyötä voi tehdä esimerkiksi sosiaali- ja terveysalan järjestöjen ja oppilaitosten kanssa.

Kuka selkomukauttaa?

Selkokielellä viestiminen vaatii selkokielen periaatteiden tuntemusta. Sen lisäksi tarvitaan perehtymistä selkokielen kohderyhmiin ja tietoa siitä, millaiset asiat yleiskielisissä teksteissä voivat olla vaikeita selkokieltä tarvitseville henkilöille.

Selkokieltä voidaan tuottaa kahdella tavalla: kirjoittamalla suoraan selkokielellä tai mukauttamalla jokin olemassa oleva yleis- tai erikoiskielinen teksti. Selkokielisiä viranomaistekstejä tuotetaan yleensä mukauttamalla. Organisaatioittain vaihtelee, tehdäänkö selkotekstit itse vai ostetaanko palvelu. Vaikka palvelu ostettaisiin, esimerkiksi tekstien päivittämisen kannalta on kuitenkin hyvä, että teksteistä vastaavilla henkilöillä on myös perusosaamista selkokielestä ja tietoa selkokieltä tarvitsevista henkilöistä.

Kieli mukaan viestintäsuunnitelmiin

Tekstien selkeyttäminen ja selkokielistäminen edellyttävät, että kieli nähdään organisaatiossa merkittävänä asiana. Jotta tekstejä pystyy selkeyttämään, hyvä virkakieli ja selkokieli täytyy huomioida esimerkiksi viestintäsuunnitelmissa ja henkilöstön osaamisen kehittämisessä. Organisaatiossa täytyy myös olla joku, kielenhuoltaja tai muu kielen ammattilainen, jonka vastuulla hyvän virkakielen ja selkokielen edistäminen on.

Kun selkeää kieltä ja selkokieltä edistetään rinnakkain, kielenkäytön kehittämiseen käytetyt resurssit kohdentuvat ja tulevat hyödynnetyksi parhaalla mahdollisella tavalla.