Sähköposti, kirje ja muut viestit

Ohje lyhyesti

Sähköpostiviestien, kirjeiden ja muiden viestien sisältö, tyyli ja sävy määräytyvät tilanteen ja vastaanottajan mukaan. Tässä ohjeessa esitellään yleisiä viestin aloituksen ja lopetuksen käytänteitä. Olennaista on selkeys, tarkoituksenmukaisuus ja kohteliaisuus riippumatta viestin vastaanottajasta tai kanavasta.

Viestin voi aloittaa ja lopettaa monella eri tapaa. Hyvin tavallinen alkutervehdys on Hei. Myös lopputervehdyksiä tai -toivotuksia on erilaisia; moniin yhteyksiin sopii esimerkiksi Ystävällisin terveisin.

Ohjeen osat ovat seuraavat:

• Viestin aloitus
• Viestin lopetus
• Tiesitkö? Jälkikirjoitus

Päiväyksen merkinnästä, isosta ja pienestä alkukirjaimesta sekä erilaisista kohteliaisuuskäytänteistä katso seuraavia ohjeita:

• Ajanilmaukset: päiväys ja vuosiluku
• Kohteliaisuuden kielelliset ilmaisukeinot
• Teitittely: oletteko kokeillut tätä?
• Alkukirjain tyyli- ja kohteliaisuuskeinona
• Alkukirjain: tittelit, oppiarvot ja arvonimet

Koko ohje

Tässä ohjeessa esitellään yleisiä viestin aloituksen ja lopetuksen käytänteitä, jotka sopivat niin sähköpostiviestintään kuin kirjeisiin ja postikortteihinkin. Ohjeita voi tarpeen mukaan soveltaa myös some- ja pikaviestintään. Pikaviestienkin muotoilussa ja sävyssä on eroja sen mukaan, mikä taho viestii ja missä kanavassa. Esimerkiksi useat organisaatiot käyttävät asiakasviestinnässään perinteisempien kanavien ohella tekstiviestejä ja vastaavat saamaansa palautteeseen sosiaalisessa mediassa.

Olennaista viestissä on selkeys, tarkoituksenmukaisuus ja kohteliaisuus riippumatta siitä, mikä on viestin vastaanottajataho, kanava tai tyyli – viestin kun lukee nykyäänkin useimmiten ihminen.

Sähköpostiviestinnässä kannattaa tervehdysten ohella kiinnittää huomiota viestin otsikkoon (aihekenttään). Hyvä ja informatiivinen otsikko toimii johdatuksena aiheeseen. Viestiin on myös helpompi palata myöhemmin, kun otsikko on kuvaava:

Viestin aloitus

• Nykyisin monet sähköpostiviestit – ja muutkin viestit – aloitetaan tervehdyssanalla Hei riippumatta siitä, tunteeko lähettäjä vastaanottajan henkilökohtaisesti vai ei. Käyttökelpoisia tervehdyssanoja on tietysti muitakin. Tervehdyksen perään voi lisätä puhuttelun (kuten etunimen) pilkulla erotettuna tai ilman pilkkua. Lopussa voi käyttää huutomerkkiä.

Alla on esimerkkejä erityyppisistä viestin aloituksista. Hei on siis melko neutraali ja sopii monenlaisiin tarkoituksiin; osa kielenkäyttäjistä saattaa kuitenkin pitää sitä hieman liian arkisena virallisempiin yhteyksiin.

• Tyyliltään virallisessa sähköpostiviestissä tai kirjeessä erillinen tervehdys ei ole välttämätön. Kohteliaana ja asiallisena aloituksena toimii myös vastaanottajan nimi ammattinimikkeen kera. Näin vastaanottajaa puhutellaan nimenomaan organisaation edustajana:

Pelkästään virastolle, yritykselle tms. osoitetussa kirjeessä saatetaan puhuttelun sijaan mainita vain vastaanottajataho:

Nykyään asiointi esimerkiksi viranomaisten ja muiden organisaatioiden kanssa hoidetaan usein verkkolomakkeitse. Tällöin puhuttelulle ei ole tarvetta, mutta viesti kannattaa joka tapauksessa muotoilla selkeäksi ja tilanteeseen sopivaksi. Valmiista lomakepohjasta huolimatta viestikentässä voi käyttää tervehdyssanaakin.

• Viestin aloituksessa käytetty välimerkki vaikuttaa sen perässä tulevan tekstin alkukirjaimen kokoon. Jos puhuttelussa tai tervehdyksessä käytetään huutomerkkiä tai jos siinä ei ole mitään merkkiä, varsinainen teksti aloitetaan isolla kirjaimella:

Jos tervehdyksen jälkeen merkitään pilkku, aloitetaan varsinainen teksti pienellä kirjaimella:

Isoa alkukirjainta voidaan puhuttelusanoissa käyttää osoittamaan kohteliaisuutta vastaanottajaa kohtaan (pyydän teitä ~ Teitä puhujaksi). Tämä kohteliaisuuskäytäntö on kuitenkin nykypäivänä melko harvinainen (ks. ohjetta Alkukirjain tyyli- ja kohteliaisuuskeinona kohdassa Lisätietoa toisessa ohjeessa).

Viestin lopetus

Juhlava tyyli (kuten kunnioittavasti) on nykyään harvinaisehko lopputervehdyksissä. Viestin lopetusta muotoiltaessa on kuitenkin syytä huomioida virallisuuden aste.

Esimerkkejä tyyliltään virallisten tai muutoin muodollisten kirjeiden ja sähköpostiviestien lopputervehdyksistä:

Tilanteen mukaan sopivat myös esimerkiksi seuraavat:

Lopputervehdys sijoitetaan joko omalle rivilleen ennen kirjoittajan nimeä tai samalle riville sen kanssa ja aloitetaan yleensä isolla alkukirjaimella. Lopputervehdyksen jäljessä ei käytetä pilkkua, toisin kuin esimerkiksi englannin kielessä. Tervehdyssana on myös mahdollista lyhentää (esimerkiksi Terv.). Toivotuksen (kuten Hyvää viikonloppua) perässä käytetään tavallisesti huutomerkkiä.

Virallisissa yhteyksissä kirjoittajan nimen perään merkitään titteli usein omalle rivilleen. Se aloitetaan suomen kielessä pienellä kirjaimella. Jos mukana on myös työpaikan nimi, siinä käytetään samankokoista alkukirjainta kuin muissakin yhteyksissä.

Tittelien käytöstä voi lukea lisää ohjeesta Alkukirjain: tittelit, oppiarvot ja arvonimet (ks. Lisätietoa toisessa ohjeessa).

Lisätietoa toisessa ohjeessa

Asiasanat

• alkukirjain
• asettelu
• huutomerkki
• kirje
• kohteliaisuus
• otsikot
• pilkku
• puhuttelu
• sähköpostiviesti
• tekstilajit
• tittelit
• tyyli
• välimerkit

Anna palautetta tästä ohjeesta