Förkortningar för offentliga namn
Ett offentligt namn är optimalt när det är tillräckligt beskrivande och kort för att fungera utan en förkortning. Exempel på sådana namn är Livsmedelsverket och Domstolsverket. Ett kort namn är ändå inte ett självändamål, utan ett namn behöver vara tillräckligt beskrivande för att uppfylla sin funktion. Förkortningar kan behövas till exempel i tabeller, e-postadresser, webbadresser och på sociala medier.
I kommunikationen utåt ska i första hand myndighetens officiella namn användas. Redan vid planeringen ska utgångspunkten alltså vara att en eventuell förkortning bara ska användas vid sidan av det officiella namnet. Om en myndighetstest innehåller många förkortningar som läsaren inte förstår kan innehållet i den kan vara obegripligt.
Förkortningar enligt språklagen
Enligt språklagen ska finskan och svenskan behandlas likvärdigt. Det här gäller också namn på myndigheter och deras förkortningar. Riksdagens justitieombudsman har i ett beslut konstaterat att svenska förkortningar ska bildas utifrån det svenska namnet och finska förkortningar utifrån det finska namnet. I enlighet med språklagen kan en finsk förkortning inte användas på svenska.
Förkortningen ska kunna kopplas till namnet
En fungerande förkortning ska lätt kunna kopplas till det egentliga namnet. Förkortningen ska vara lätt att uttala, skriva och böja. På svenska fungerar förkortningar som består av två eller tre bokstäver och som utläses bokstav för bokstav bäst: Patent- och registerstyrelsen > PRS, Försörjningsberedskapscentralen > FBC. Sådana förkortningar skrivs genomgående med stor bokstav. På finska förekommer både förkortningar som läses ut bokstav för bokstav (Patentti- ja rekisterihallitus > PRH) och förkortningar som läses ut som ord (Luonnonvarakeskus > Luke).
Identiska förkortningar
Två myndigheter kan inte ha samma förkortning för att de inte ska förväxlas med varandra. Om en förkortning redan används till exempel av en ideell förening eller ett privat företag finns det däremot inget hinder för att en myndighet väljer att använda samma förkortning.
Undvik binamn
Det blir allt vanligare att offentliga namn i stället för regelrätta förkortningar får så kallade binamn. Ett sådant exempel är binamnet Palkeet för Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, som inte alls kan kopplas till det svenska namnet och bara delvis till det finska namnet Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus. Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet (Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus) har infört binamnet Fimea, som är bildat till det engelska namnet Finnish Medicines Agency och som saknar koppling till nationalspråken.
Den här typen av binamn ska undvikas inom den offentliga sektorn. Binamn förmedlar sällan information om myndighetens verksamhet och kan förväxlas med kommersiella namn, vilket kan göra det svårare för allmänheten att hitta rätt service. Användningen av binamn kan också leda till att den som nås av ett myndighetsbrev inte inser att det handlar om ett myndighetsärende.
Förväxlingar mellan offentliga och privata namn kan i värsta fall leda till att rättssäkerheten äventyras. Uleåborgs universitetssjukhus använde tidigare binamnet Verso för enheten vaativien erityispalvelujen osaamiskeskus som erbjuder tjänster för personer med funktionsnedsättningar. Namnet förväxlades med det privata företaget Terapia- ja hyvinvointipalvelu Verso i Uleåborg. Företaget kontaktades av personer som egentligen ville nå sjukhuset och fick även ta emot brev som innehöll känsliga patientuppgifter. Sjukhuset valde till slut att avstå från namnet Verso.
En förkortning är inte ett bra namn
Etablerade förkortningar av namn på myndigheter görs ibland om till officiella namn. Två exempel på detta är förkortningarna HUS och Keva. HUS var ursprungligen en förkortning av finskans Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri medan Keva var förkortningen för Kuntien eläkevakuutus. I dag används förkortningarna som regelrätta namn, vilket är problematiskt med tanke på begripligheten. Den som inte känner till namnens historia kan inte koppla förkortningarna till rätt myndighet. En finsk förkortning som görs om till ett namn som används både på finska och svenska är vilseledande särskilt i svenska sammanhang.
Det här sättet att bilda offentliga namn har sitt ursprung i en tanke om att varumärken bara kan byggas kring korta namn, men inom den offentliga sektorn går det bra att bygga ett varumärke kring ett beskrivande namn. Ett exempel på det här är Forststyrelsen som använder hela sitt namn på sin webbplats och i sin logotyp. Läs mer i kapitlet Offentliga namn som varumärken.
Dela sidan