Nimistönsuunnittelun järjestäminen julkishallinnossa

Julkishallinnon nimiä antavat ja niistä päättävät monenlaiset viranomaiset ja tahot. Nimien suunnitteluprosessi vaihtelee muun muassa sen mukaan, mitä nimetään. Esimerkiksi virastojen ja osastojen nimistä vastaa usein organisaation ylin johto tai johtoryhmä, kun taas hankkeiden nimistä päättää projektiryhmä tai -päällikkö. Eroja on siinäkin, ketkä osallistuvat suunnitteluun. Viestinnän asiantuntijoiden apua käytetään toisinaan, mutta kääntäjät ja henkilöstö otetaan mukaan harvemmin.

Tavallista on, että esimerkiksi hankkeen nimi syntyy käytössä ilman erityistä suunnittelua. Näin syntyneet nimet eivät kuitenkaan usein ole tarpeeksi ymmärrettäviä, ja myös niiden sävyssä voi olla ongelmia. Esimerkiksi alun perin vitsinä syntynyt humoristinen tai sarkastinen nimi ei yleensä sovi julkiseen käyttöön.

Nimet heti mukaan suunnitteluun

Kun suunnitellaan esimerkiksi organisaatiomuutosta, palveluja, asuinalueita tai uusia liikennejärjestelyjä, kannattaa nimistönsuunnittelu aina aloittaa samaan aikaan muun suunnittelun kanssa. Jos nimi tarvitaan molemmilla kansalliskielillä, on suomen- ja ruotsinkieliset nimet muodostettava samanaikaisesti. On pidettävä mielessä, että suomenkieliselle nimi-idealle ei välttämättä löydykään toimivaa ruotsinkielistä vastinetta – tai toisin päin. Tällöin on etsittävä uusia ideoita ja ehdotuksia.

On hyvä pyrkiä siihen, että viralliset nimet suunnitellaan heti, kun kohteen yksityiskohdista on riittävästi tietoa, ja otetaan myös heti käyttöön. Mitä varhaisemmassa vaiheessa nimiä suunnitellaan, sitä paremmin niiden toimivuutta on mahdollista arvioida eri kannoilta ennen kuin nimet vahvistetaan käyttöön. Harkiten suunnitellut nimet sopivat todennäköisimmin kohteelleen ja ympäristöönsä. Kun suunnittelu aloitetaan ajoissa, vältytään sekä kankeilta käännöksiltä että harkitsemattomien työnimien vakiintumiselta käyttöön. Ei haittaa, vaikka jokin nimi tai osa nimistä jäisi suunnittelun edetessä tarpeettomiksi. Ne voidaan säilyttää mahdollisia tulevia nimitarpeita varten.

Miten organisaatioiden ja palvelujen nimien suunnittelu kannattaa järjestää?

Nimeämiseen kannattaa ottaa mukaan sekä kohteen tuntevat sisältöasiantuntijat että kielen ja nimistön ammattilaiset. Sisältöasiantuntijat tietävät, mistä kohteessa (esimerkiksi osastossa, palvelussa tai hankkeessa) on kyse ja miten se eroaa mahdollisista muista samankaltaisista. Heille on tuttua myös aiheeseen liittyvien sanojen ja termien kirjo ja käyttö.

Kielen ja nimistön ammattilaiset pystyvät puolestaan parhaiten arvioimaan nimiehdotusten ymmärrettävyyttä, soveltuvuutta ja käytettävyyttä myös laajemmasta näkökulmasta. Kun tarvitaan ruotsinkielistä tai saamenkielistä nimeä, on jo alkuvaiheessa hyvä ottaa suunnitteluun mukaan kyseisten kielten asiantuntijoita, kuten oman viraston kääntäjiä.

Myös asiakkaiden mielipide on hyvä ottaa huomioon, koska asiakkaat käyttävät nimiä. Erityisesti palvelujen nimien pitää olla palvelujen käyttäjille ymmärrettäviä ja muullakin tavoin sopivia, kuten sävyltään toimivia. Mielipidettä esimerkiksi tietylle kohderyhmälle tarkoitetun palvelun nimestä on mahdollista tiedustella sähköisellä kyselyllä tai kohderyhmää haastattelemalla.

Jotta annetut nimet olisivat mahdollisimman toimivia, organisaatiossa voidaan laatia sisäiset nimistönsuunnittelun ohjeet siitä, millaisia toimivat hallinnon nimet ovat ja mitä ominaisuuksia organisaation uusilta nimiltä edellytetään. Sujuvaa ja tehokasta suunnittelutyötä tukee puolestaan prosessikaavio, jossa on kuvattu uusien nimien suunnittelun eri vaiheet: Kuka nimiehdotukset tekee? Keiltä ja mihin mennessä on pyydettävä kommentteja? Kuka päättää nimestä?

Mukaan prosessikaavioon tulee ottaa myös nimen käytettävyyden testaus: Onko nimi helppo muistaa, kirjoittaa, ääntää ja taivuttaa? Onko se ymmärrettävä? Erottuuko se tarpeeksi muista samankaltaisista nimistä? Entä onko se yhdenmukainen tiettyjen nimien muodostaman kokonaisuuden, kuten muiden osastojen nimien kanssa?

Hyvä ja suositeltava käytäntö on perustaa sisäinen työryhmä nimien suunnittelun tueksi. Työryhmän avulla voidaan varmistaa, että viraston nimistö on yhdenmukaista ja tasalaatuista. Ryhmään on hyvä ottaa mukaan sekä johdon edustaja että kielen ja viestinnän ammattilaisia. Jos työryhmää ei voida perustaa pysyvästi, kannattaa sellaista hyödyntää ainakin organisaatiouudistusten yhteydessä. Esimerkiksi Kansaneläkelaitoksen (Kela) nimistötyöryhmä on arvioinut ja kommentoinut muun muassa uusien organisaatioyksiköiden, hankkeiden ja järjestelmien nimiä jo usean vuoden ajan. Lisäksi ryhmä jakaa yleistä tietoa selkeän nimistön merkityksestä ja periaatteista, joiden mukaan Kelassa muodostetaan uusia nimiä.

Millaista asiantuntemusta tiennimien ja kaavanimien suunnittelutyössä tarvitaan?

Tiennimien ja kaavanimien suunnittelutyö kuuluu kunnissa usein kaavoittajille tai muille teknisen alan asiantuntijoille. Heillä on tietoa kaava-alueen teknisten ratkaisujen, kuten osoitenumeroinnin, vaikutuksesta nimeämiseen. Suunnittelussa tarvitaan kuitenkin monenlaista asiantuntemusta, ja siksi nimien suunnittelijan on tärkeä tehdä yhteistyötä kielen ammattilaisten ja tarvittaessa myös muiden tieteenalojen asiantuntijoiden kanssa. Varsinkin haja-asutusalueilla myös yhteistyö alueen asukkaiden kanssa on usein hyödyllistä.

Paikannimistöön perehtyneillä kielen ammattilaisilla on asiantuntemusta niin perinteisistä nimijärjestelmistä, paikannimien rakenteesta, oikeinkirjoituksesta ja merkityksestä kuin seudun murteestakin. Kaksikielisissä kunnissa ja kieliraja-alueilla nimistönsuunnittelussa tarvitaan asiantuntemusta sekä suomen että ruotsin kielestä, Pohjois-Suomessa puolestaan suomen lisäksi saamen kielistä. Jos mahdollista, kunnan tiennnimien, kaavanimien ja osoitenimien suunnittelu kannattaa antaa nimistönsuunnitteluun perehtyneen kielen ammattilaisen tehtäväksi. Näin on toimittu Helsingissä ja Espoossa. Nimistönsuunnittelijan ammattitaitoa voidaan hyödyntää myös muiden kohteiden, kuten oppilaitosten, verkkopalvelujen tai hankkeiden, nimeämisessä.

Tiennimien ja kaavanimien suunnittelussa on hyvä hyödyntää myös alueen asukkaiden paikallistuntemusta. Etenkin pitkäaikaisilla asukkailla on usein hyödyllistä tietoa seutunsa paikoista ja niiden nimistä. Paikallisia haastattelemalla saattaa löytyä nimi esimerkiksi osoitetta tarvitsevalle pienelle saarelle, joka peruskartassa on nimetön.

Alueen asukkaiden lisäksi nimistön suunnittelussa voi hyödyntää myös muita asiantuntijoita, jotka ovat perehtyneet alueen historiaan, kulttuuriin ja luontoon. Eri alojen asiantuntijoilta voi olla tarpeen kysyä neuvoa esimerkiksi silloin, jos aihepiirin mukaan annetuissa nimissä halutaan hyödyntää jonkin erikoisalan sanastoa, kuten tiiliteollisuuteen, purjehdukseen tai geologiaan liittyviä termejä.

Nimikilpailu ei sen sijaan ole hyvä keino etsiä uutta tiennnimeä tai kaavanimeä, sillä kilpailusta saatavat nimet eivät useinkaan liity ympäristöön, kuten alueen historiaan tai luontoon. Jos tavoitteena on osallistaa asukkaita suunnittelussa, nimikilpailua paremmin toimii paikallisten asukkaiden haastatteleminen ja kuuleminen.