Verkkotunnukset

Viestintää varten viranomaisella on oltava verkkosivut, joilla on verkkotunnus tai -tunnuksia. Lainsäädäntö ei aseta verkkotunnuksille erityisiä vaatimuksia, mutta hyvin suunniteltu tunnuskokonaisuus edistää palvelujen löytymistä ja lisää osaltaan luottamusta organisaatioon. Parhaiten asiakkaita palvelee verkkotunnus, joka kertoo kansalliskielillä, mistä viranomaisesta on kyse.

Verkkotunnus koostuu yksilöivästä osasta ja niin sanotusta ylätason verkkotunnuksesta. Suomen internetmaakoodi verkkotunnuksia varten on .fi. Se on ehdottomasti luontevin ylätason verkkotunnus suomalaisille julkishallinnon viranomaisille. Muita tavallisia ylätason verkkotunnuksia ovat esimerkiksi .com ja .net.

Mitä viranomaisen verkkotunnukselta edellytetään?

Fi-verkkotunnusrekisteriä hallinnoi Liikenne- ja viestintävirasto. Viraston verkkosivuilla annetaan joitakin vinkkejä siitä, millainen on toimiva verkkotunnus. Se muun muassa kertoo kyseessä olevasta asiasta tai palvelusta eikä loukkaa aiemmin rekisteröityä nimeä tai tavaramerkkiä. Lisäksi verkkosivuilla kerrotaan, millaisia teknisiä rajoituksia .fi-loppuisiin verkkotunnuksiin liittyy. Esimerkiksi tunnuksen pituuden tulee olla 2–63 merkkiä.

Eduskunnan oikeusasiamies on käsitellyt verkkotunnusten muodostamista vuosina 2008 ja 2019. Oikeusasiamiehen ratkaisujen mukaan lainsäädännössä ei oteta kantaa siihen, millaisia viranomaisten verkkotunnusten tulisi olla. Esimerkiksi kielilaki ei velvoita muodostamaan verkkotunnuksia tai sähköpostiosoitteita kansalliskielillä.

Oikeusministeriön vuonna 2006 tekemässä selvityksessä todetaan, että sähköpostiosoitteiden ja verkkotunnusten muodolle olisi kuitenkin mahdollista kielilain ja hallintolain pohjalta asettaa tiettyjä kielellisiä vaatimuksia. Selvityksen mukaan kaikkien viranomaisten olisi suotavaa ottaa käyttöön suomen- ja ruotsinkielisiin nimiinsä perustuvat verkkotunnukset. Tämä olisi tarpeen viranomaiskäytännön yhtenäistämiseksi ja hyvän hallinnon takaamiseksi. Myös oikeusasiamies on korostanut, että suomenkieliseen nimeen pohjautuvat suomenkieliset verkkotunnukset ja ruotsinkieliseen nimeen pohjautuvat ruotsinkieliset verkkotunnukset ovat omiaan edistämään hyvää hallintoa.

Suosituksia verkkotunnusten muodostamisesta on esitetty myös valtiovarainministeriön määrittelemissä julkisten verkkopalvelujen laatukriteereissä (vuodelta 2004, päivitetty 2012). Lisäksi niitä esitetään julkisen hallinnon suosituksessa eli JHS-suosituksessa numero 129, joka koskee julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelua ja toteuttamisen periaatteita (vuodelta 2006). Vaikka JHS-suositukset lakkautettiin virallisesti vuonna 2020, niiden sisältöjä voi edelleen hyödyntää. Näissä lähteissä verkkotunnuksena suositetaan käyttämään organisaation nimeä tai sen yleisesti tunnettua lyhennettä perusmuodossaan. Lisäksi todetaan, että kaksikielisten viranomaisten verkkopalveluilla tulisi olla sekä suomenkielinen että ruotsinkielinen osoite.

Millainen verkkotunnus palvelee parhaiten?

Yleensä paras verkkotunnus on viranomaisen virallinen nimi. Tällöin tunnuksen perusteella ei jää epäselväksi, mistä viranomaisesta on kyse tai onko ylipäätään kyse julkisesta vai yksityisestä toimijasta. Vaikka lyhyys on verkossa etu, on pidempi mutta ymmärrettävistä sanoista koostuva verkkotunnus usein helpompi muistaa ja kuulla oikein puheesta kuin kirjainlyhenne. Erityisesti erilaisten verkkohuijausten yleistyessä satunnaiset kirjainyhdistelmät tai kaupallisten tahojen nimiä muistuttavat tunnukset voivat esimerkiksi linkeissä vaikuttaa epäilyttäviltä. Siten valittu verkkotunnus voi vaikuttaa siihen, miten luotettavaksi viranomaisen verkkosivu tai esimerkiksi verkkotunnuksen sisältävä viranomaisen tiedote koetaan.

Hyvin pitkä ja moniosainen nimi ei ehkä kuitenkaan ole kovin käyttökelpoinen verkkotunnuksessa. Esimerkiksi työehtosopimuksen yleissitovuuden vahvistamislautakunnan osoite tyoehtosopimuksenyleissitovuudenvahvistamislautakunta.fi kertoo kyllä mistä on kyse, mutta se on hyvin työläs kirjoittaa ja myös vaikea hahmottaa, koska verkkotunnuksissa ei ole sanavälejä.

Jos nimi on hyvin pitkä, on parempi käyttää verkkotunnuksena esimerkiksi nimen alkukirjaimista muodostettua lyhennettä. Lyhenne on tunnuksessa sitä käyttökelpoisempi, mitä vakiintuneempi ja tutumpi se asiakkaille on. Esimerkiksi Kansaneläkelaitoksen ensisijainen verkkotunnus on kela.fi ja verkkosivujen ruotsinkieliselle etusivulle ohjaa fpa.fi.

Lyhenteisiin rinnastuvat myös viranomaisen itsestään käyttämät oheisnimet, jotka eivät ole suoraan suomen- tai ruotsinkieliseen nimeen yhdistettävissä. Esimerkiksi Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston valvira.fi johtuu viraston käyttämästä oheisnimestä Valvira. Oheisnimien käyttö ei ole ymmärrettävyyden takia suositeltavaa. Jos viranomainen kuitenkin sellaista viestinnässään käyttää, on oheisnimikin käytännöllistä varata verkkotunnukseksi.

Sen sijaan lyhenteen kaltaiset, usein englanninkielisestä nimestä johdetut verkkotunnukset eivät ole suositeltavia. Esimerkiksi puolustusministeriön defmin.fi ja sisäministeriön intermin.fi ovat peräisin nimistä Ministry of Defence ja Ministry of the Interior. Myös sekakieliset lyhenteet ovat ymmärrettävyyden kannalta ongelmallisia. Sekä suomen- että ruotsinkieliselle on esimerkiksi vaikea hahmottaa, miksi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen verkkotunnus on kirjainyhdistelmä luvn.fi. Kirjaimet l ja u tulevat nimestä Länsi-Uusimaa, kun taas kirjaimet v ja n viittaavat nimeen Västra Nyland.

Toimialaan liittyvää keskeistä sanaa on mahdollista käyttää verkkotunnuksena, jos viranomainen on ainoa kyseiseen alaan liittyvä toimija ja sen sivuilla on yleistä aiheeseen liittyvää tietoa. Esimerkiksi lapsiasiavaltuutetun verkkotunnus on lapsiasia.fi ja kuluttajariitalautakunnan tunnus kuluttajariita.fi. Osoitekentässä näkyvänä verkkotunnuksena olisi kuitenkin hyvä käyttää ruotsinkielisillä sivuilla vastaavaan ruotsinkieliseen sanaan perustuvaa tunnusta. Tällaisten tunnusten puutteena on lisäksi, ettei niistä voi suoraan päätellä olevansa julkishallinnon tuottamalla sivustolla. Virallinen nimi on yleensä informatiivisempi kuin toimialaan kuuluva sana ja siksi käyttökelpoisempi verkkotunnuksena.

Yleensä on tarpeen varata monta tunnusta

Verkkotunnuksen suunnittelijan on oltava ajoissa liikkeellä, sillä .fi-loppuiset tunnukset ovat vapaasti kenen tahansa varattavissa. Kun uuden viraston, palvelun tai hankkeen nimeä ryhdytään suunnittelemaan, samalla kannattaa suunnitella myös verkkotunnukset ja varata ne heti, kun kohteen nimestä on päätetty ‒ mieluiten ennen nimen julkistamista.

Usein on järkevää varata yhden verkkotunnuksen sijaan monta. Kaksikielisen viranomaisen kannattaa varata erikseen sekä suomen- että ruotsinkielistä nimeä vastaavat tunnukset. Hyvä käytäntö on, että suomenkielisen etusivun verkkotunnus on suomenkielinen ja ruotsinkielisen etusivun verkkotunnus ruotsinkielinen.

Monilla virastoilla suomen- ja ruotsinkieliset verkkosivustot ovat kuitenkin toistensa kieliversioita, jolloin niillä on oltava sama näkyvä verkkotunnus. Tällöin on tavallista, että ruotsinkielinen verkkotunnus toimii osoiterivillä näkyvän suomenkielisen osoitteen rinnakkaistunnuksena. Esimerkiksi ruotsinkielinen verkkotunnus livsmedelsverket.fi ohjaa Ruokaviraston ruotsinkieliselle etusivulle, jonka osoitteena näkyy ruokavirasto.fi/sv. Näkyvästä osoitteesta riippumatta ruotsinkielisessä viestinnässä on hyvä käyttää systemaattisesti ruotsinkielistä verkkotunnusta ja suomenkielisessä viestinnässä suomenkielistä tunnusta.

Mahdollisuuksien mukaan kannattaa aina varata niin viralliseen nimeen kuin vakiintuneeseen lyhenteeseen perustuvat tunnukset sekä suomeksi että ruotsiksi. Monella virastolla tunnuksena saattaa silti toimia vain suomenkielinen nimi ja lyhenne. Esimerkiksi verkkotunnus taiteenedistamiskeskus.fi toimii rinnakkaistunnuksena, joka johtaa Taiteen edistämiskeskuksen pääosoitteeseen taike.fi. Mahdollisia kansainvälisiä asiakkaita varten rinnakkaisosoitteiksi voi varata myös viranomaisen vieraskielisiin nimiin perustuvia tunnuksia.

Voi olla tarkoituksenmukaista ottaa haltuun myös sellaiset kirjoitusasut, jotka ovat erehdyttävän lähellä varattua tunnusta. Jos nimessä on esimerkiksi yhdysmerkki (kuten etelä-savonhyvintointialue.fi), kannattaa varata myös yhdysmerkitön kirjoitusasu (eteläsavonhyvinvointialue.fi). Näin voidaan välttyä siltä, että jokin muu taho varaisi itselleen oikeinkirjoitukseltaan hyvin samankaltaisen verkkotunnuksen.

Samantapaiset verkkotunnukset sekoittuvat helposti keskenään, jolloin myös yksityisen tai kaupallisen tahon toiminta voi sekoittua viranomaisen toimintaan. Rinnakkaistunnusten etuna onkin myös se, että tunnuksen väärin kirjoittaneet asiakkaat voidaan ohjata oikeaan osoitteeseen.

Suomalaisissa .fi-loppuisissa tunnuksissa voi nykyään käyttää myös ä– ja ö-kirjaimia. Jos valitsee ääkkösiä sisältävän tunnuksen, voi olla hyvä varata myös versio, jossa ä-kirjaimen tilalla käytetään a:ta ja ö-kirjaimen tilalla o:ta. Se voi sekaannusten välttämisen lisäksi olla tarpeen myös siksi, että internetin käyttäjät ovat tottuneet siihen, että verkkotunnuksissa ja sähköpostiosoitteissa ä ja ö on usein muutettava a:ksi ja o:ksi.

Verkkotunnukset voivat auttaa hahmottamaan kokonaisuuksia

Tunnusta suunniteltaessa huomiota on kiinnitettävä siihen, tuleeko tunnus osaksi jotakin laajempaa kokonaisuutta. Palvelujen löydettävyyden ja verkko-osoitteiden ymmärrettävyyden takia on syytä pyrkiä siihen, että samankaltaista palvelua tarjoavien viranomaisten verkkotunnukset ‒ esimerkiksi hyvinvointialueiden tai ministeriöiden tunnukset ‒ olisivat mahdollisimman yhdenmukaisia. Kun viranomainen hahmottuu selvästi osaksi laajempaa viranomaisten kokonaisuutta, on tunnuksista hyvä pyrkiä sopimaan yhteistyössä kokonaisuuden eri osapuolien kanssa.

Joskus myös useiden eri viranomaisten verkkosivuille johtava portaali voi olla asiakkaille hyödyllinen. Esimerkiksi sivustolle oikeus.fi (ruotsiksi rättsportalen.fi) on koottu linkkejä oikeusministeriön hallinnonalan verkkopalveluihin. Yksittäisillä oikeushallinnon viranomaisilla on silti myös omat verkkosivunsa, kuten tuomioistuinvirasto.fi (domstolsverket.fi).

Kunnan verkkotunnukseksi kunnan nimi ‒ kaikilla tarvittavilla kielillä

Kunnalle sopiva verkkotunnus on luonnollisesti kunnan nimi. Jos kaksikielisellä kunnalla on nimi niin suomeksi kuin ruotsiksi, on ensisijaiseksi tunnukseksi hyvä ottaa sekä suomen- että ruotsinkieliseen nimeen perustuva tunnus, esimerkiksi raasepori.fi ja raseborg.fi. Vastaavasti saamelaisalueella voi tunnukseksi rekisteröidä kunnan saamenkielisetkin nimet. Jos suomenkielisellä kunnalla on käytössä myös ruotsinkielinen nimi, kannattaa rinnakkaisosoitteeksi varata ruotsinkieliseen nimeen pohjautuva verkkotunnus, joka johtaa kunnan pääosoitteeseen.

Matkailun markkinointia varten on yleistynyt ‒ suorastaan vakiintunut ‒ tapa käyttää verkkotunnusta, joka on muodostettu englannin sanasta visit ’vierailla, käydä jossakin’ ja paikkakunnan nimestä. Tällaisia ovat esimerkiksi visitkirkkonummi.fi, visitpunkaharju.fi ja visitnykarleby.fi. Valinnan taustalla on todennäköisesti ulkomaisia esikuvia, mutta tunnus ei palvele parhaalla mahdollisella tavalla kotimaisia matkailijoita. Koska myös ulkomaiset turistit hakevat tietoa kohteesta paikkakunnan nimellä, voisivat matkailutiedotkin sijaita sivulla, joka on verkkotunnukseltaan suomen- ja ruotsinkielisille ymmärrettävä, siis esimerkiksi kunnan pääsivun kirkkonummi.fi ‒ kyrkslatt.fi alla. Jos matkailulle tarvitaan kokonaan omat verkkosivut, olisi korrektia ottaa englanninkielisen osoitteen ohelle rinnakkaisosoitteiksi esimerkiksi kirkkonummenmatkailu.fi ja besokkyrkslatt.fi.

Keskeiselle palvelulle voi muodostaa oman verkkotunnuksen

Jos jokin julkishallinnon palvelu on hyvin keskeinen ja hahmottuu selvästi omaksi laajaksi kokonaisuudekseen, voi olla tarkoituksenmukaista muodostaa sille oma verkkotunnus. Palvelu saattaa löytyä helpommin, jos sillä on oma verkkotunnus sen lisäksi, että siihen on pääsy myös palvelua tuottavan viranomaisen verkkosivuilta. Tässäkin tapauksessa verkkotunnuksena toimii parhaiten palvelun nimi. Esimerkiksi oikeusministeriö ylläpitää muun muassa osallistumista edistävää verkkopalvelua Otakantaa.fi (Dinåsikt.fi) ja vaaleihin liittyvää tietoa tarjoavaa verkkosivustoa Vaalit.fi (Val.fi). Jos verkkopalvelulla on eri verkkotunnus kuin virastolla, on pidettävä huolta siitä, että palvelun verkkosivulta käy selvästi ilmi, mikä viranomainen palvelua tuottaa.

Tavallisesti viranomaisten tietoa tarjoavat sivustot ja erilaiset asiointipalvelut on kuitenkin paras sijoittaa viraston oman verkkosivukokonaisuuden osaksi. Esimerkiksi muuttoilmoituksen voi tehdä Digi- ja väestötietoviraston verkkosivuilla osoitteessa https://dvv.fi/muutto. Vastaavasti Helsingin seudun jätepalveluiden jäteoppaan verkko-osoite on www.hsy.fi/jatteet-ja-kierratys/jateopas. Myös henkilökohtaista asiointia varten tarkoitetut, usein tunnistautumista edellyttävät Oma-alkuiset palvelut (esimerkiksi Oma Kela, ruotsiksi Mitt FPA) on hyvä sijoittaa viranomaisen pääverkkosivuston osaksi.