Osastojen, yksiköiden ja muiden alaorganisaatioiden nimet
Alaorganisaatioiden nimien on hyvä olla kohdettaan kuvaavia, kuten hallinto-osasto, nuorisopsykiatrian osasto, turvallisuusyksikkö ja ekonomiavdelningen. Nimen tehtävä on kertoa tiivistetysti, mitä osastossa tai yksikössä tehdään. Sen ei kuitenkaan tarvitse kuvata ja kattaa kaikkia osaston toimintoja ja prosesseja, vaan niistä voi tiedottaa asiakkaille muutoinkin. Asiakkaat voidaan ohjata oikean palvelun ja osaston äärelle esimerkiksi siten, että verkkosivuilla esitellään ensin organisaation tarjoamat ydinpalvelut ja sitten osasto, josta kyseistä palvelua saa.
Riittävän lyhyt nimi takaa sen, ettei siitä tarvitse käyttää lyhennettä. Työpaikan sisäisessä viestinnässä syntyneiden lyhenteiden käyttöä ulkoisessa viestinnässä on syytä välttää, koska lyhenteiden merkitys ei välttämättä avaudu ulkopuoliselle. Lyhenteistä voi lukea lisää ohjeesta Lyhenteiden muodostaminen ja käyttö. Sairaalan osastojen nimistä on puolestaan tietoa ohjeessa Sairaaloiden ja terveyskeskusten nimet.
Nimien kieli
Viranomaisen osastojen ja yksiköiden nimien on hyvä olla sekä suomeksi että ruotsiksi, kun kyseessä on valtion viranomainen tai kaksikielinen kunta. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun organisaatiorakenne näkyy myös asiakkaille. Asiakkaat voivat nähdä rakenteen esimerkiksi, kun verkkosivuilla esitellään viranomaisen tehtävät tai yhteystiedot osastoittain.
Nimen jälkiosan tulee kertoa hierarkiasta
Toimivassa alaorganisaation nimessä on jälkiosa, jonka perusteella voi päätellä, että kyseessä on viranomaisen toimintayksikkö. Hyviä suomenkielisiä jälkiosia ovat esimerkiksi osasto, yksikkö, jaosto, toimisto ja työryhmä. Ruotsiksi toimivat muun muassa avdelning, enhet, kansli, sektion ja division. Käytössä voi olla myös merkitykseltään erikoistuneempia sanoja, kunhan ne ovat tuttuja ja vakiintuneita. Esimerkiksi sairaaloissa voi olla osastojen lisäksi poliklinikoita (mottagning) ja yliopistoissa tiedekuntia ja laitoksia (fakultet, institution).
Hyvä ja toimiva nimen jälkiosa auttaa hahmottamaan myös viranomaiseen kuuluvien alaorganisaatioiden keskinäistä hierarkiaa. Jos virastossa on monia hierarkialtaan eritasoisia alaorganisaatioita, on suositeltavaa, että osastot ovat pääsääntöisesti yksiköitä isompia ja yksiköt puolestaan työryhmiä isompia kokonaisuuksia. Sen sijaan esimerkiksi keskus-loppuinen alaorganisaation nimi ei tue virastojen ja niiden alayksiköiden välisen hierarkian hahmottamista, koska perinteisesti virastotason yksiköt ovat nimeltään keskuksia. Esimerkiksi Säteilyturvakeskus ja Taiteen edistämiskeskus ovat virastoja, joten voi olla vaikea hahmottaa, että paikkatietokeskus onkin Maanmittauslaitoksen alaorganisaatio.
Uutta alaorganisaation nimeä muodostettaessa kannattaa varmistaa, että uusi nimi sopii luontevasti aiempien nimien kokonaisuuteen sekä merkitykseltään että rakenteeltaan. Kaikilla hierarkiassa samalla tasolla olevilla alaorganisaatioilla on hyvä olla sama nimen jälkiosa. Esimerkiksi nimien tuotanto-osasto ja tutkimusosasto rinnalle sopii paremmin nimi kehittämisosasto kuin prosessien kehittäminen.
Kun uudelle alaorganisaatiolle valitaan nimi, on tärkeää, että nimi ei merkitykseltään sekoitu toisen alaorganisaation nimeen. Esimerkiksi tilastoyksikön ja taloustilastojen yksikön työnjako ja suhde voisi jäädä epäselväksi, varsinkin jos yksiköt olisivat samalla tasolla organisaation hierarkiassa. Nimen perusteella tilastoyksikön tehtävien voisi tulkita kattavan myös taloustilastojen yksikön tehtävät. On myös pidettävä huoli siitä, ettei alaorganisaation nimi sekoitu muun viranomaisen nimeen.
Nimien oikeinkirjoitus ja rakenne
Kun suomenkielinen alaorganisaation nimi on kohdettaan kuvaava ja sisältää alaorganisaatioon viittaavan jälkiosan (osasto, yksikkö), se kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella: pelastusosasto, kulttuuri- ja taidepolitiikan osasto, yhdenvertaisuusyksikkö. Kirjoitusasu perustuu siihen, että tällaisia alaorganisaatioiden kuvaavia nimiä ei ole perinteisesti pidetty erisniminä. Alaorganisaatioon viittaaviksi voidaan oikeinkirjoituksen kannalta katsoa myös sellaiset jälkiosat kuin tuki, hoito ja hallinto. Pienellä alkukirjaimella kirjoitetaan siis esimerkiksi alaorganisaation nimet hallinto ja tekninen tuki. Jos nimi kuitenkin alkaa kirjainlyhenteellä, sen alussa voi olla iso alkukirjain: IT-tuki.
Jos nimi ei kuvaa yksikön tehtäviä vaan ainoastaan yksilöi kohteensa, se kirjoitetaan isolla alkukirjaimella. Esimerkiksi poliisin erikoisjoukkojen nimessä valmiusyksikkö Karhu nimenosa Karhu on kirjoitettava isolla alkukirjaimella. Epävirallisesti käytetään myös nimeä Karhu-ryhmä. Paras tapa on kuitenkin muodostaa kuvailevia nimiä, koska ne välittävät paremmin tietoa kohteestaan. Erikoisjoukkojen nimessä Karhu onkin ylimääräinen osa, ja nimeksi riittäisi myös poliisin valmiusyksikkö. Ruotsiksi käytössä on nimi polisens beredskapsenhet.
Suomenkielisen nimen alkuosa voi olla joko nominatiivissa (perusmuodossa) tai genetiivissä. Silloin kun alkuosa on nominatiivissa (esimerkiksi viestintä, lääketurvallisuus), nimenosat kirjoitetaan yhteen: viestintäyksikkö, lääketurvallisuusyksikkö. Kun alkuosa on genetiivissä, nimenosat kirjoitetaan erilleen: korjausrakentamisen yksikkö, digitaalisten palvelujen yksikkö.
Muun muassa alkuosan pituus vaikuttaa siihen, onko nominatiivi vai genetiivi luontevampi sijamuoto. Jos nimen alkuosa on lyhyt ja merkitykseltään yleinen sana, kannattaa muodostamisessa suosia yksikköä ja nominatiivia. Esimerkiksi yhdyssanat asiakasosasto ja metsäyksikkö ovat sujuvampia kuin asiakkaiden osasto tai metsien yksikkö.
Jos nimen alkuosana on kuitenkin monikko (tilusjärjestelyt) tai sanaliitto (eläinten terveys), on usein hyvä taivuttaa nimen alkuosaa genetiivissä: tilusjärjestelyjen yksikkö, eläinten terveyden osasto. Näin vältytään välilyönnin ja yhdysmerkin käytöltä. Jos alkuosassa käytettäisiin genetiivin sijaan nominatiivia, olisi kirjoitettava tilusjärjestelyt-yksikkö ja eläinten terveys -osasto.
Välilyönnin ja yhdysmerkin yhdistelmä aiheuttaa kirjavuutta ja epäselvyyksiä kirjoittamiskäytännössä, koska välilyönti saattaa unohtua ja yhdysmerkki korvautua ajatusviivalla. Yhdistelmä on teknisesti hankala myös esimerkiksi rivinvaihdossa ja painotuotteissa.
Genetiivialkuista nimeä on luontevaa käyttää myös silloin, kun jälkiosa on yhdyssana (viestintäyksikkö mutta viestinnän tulosyksikkö) tai kun alkuosa on pitkähkö yhdyssana. Esimerkiksi kehittämispalvelujen yksikkö on selkeämpi kuin kehittämispalveluyksikkö.
Kun nimi on moniosainen, kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että nimenosat rinnastuvat luontevasti toisiinsa. Esimerkiksi suomenkielisessä nimessä äitiys- ja naistentautien poliklinikka on yhdyssanan (naistentaudit) rinnalla yhdistämätön substantiivi (äitiys). Kun osat ovat rakenteeltaan näin erilaiset, voi olla vaikea hahmottaa, mitä yhdysmerkki nimessä korvaa. Nimen ensimmäinen osa ei siis viittaa äitiystautien poliklinikkaan vaan äitiyspoliklinikkaan. Helpommin hahmotettava nimi voisi olla esimerkiksi äitiyshuollon ja naistentautien poliklinikka tai naistentautien ja synnytysten poliklinikka.
Suomen- ja ruotsinkielisten alaorganisaatioiden nimien oikeinkirjoitussäännöt eroavat osin toisistaan. Ruotsinkielisissä nimissä esimerkiksi nimen alkukirjain voi olla tapauskohtaisesti isokin. Ruotsinkielisten nimien oikeinkirjoituksesta voi lukea tämän ohjeen ruotsinkielisestä versiosta. Ruotsinkielisten osastojen ja yksiköiden nimien muodostamiseen saa apua Kotimaisten kielten keskuksen ruotsin kielen neuvonnasta.
Älä korvaa osasto-sanaa epämääräisellä ilmauksella
Nykyään virastoilla ja viranomaisilla ei välttämättä ole osastoja, vaan alaorganisaatioiden nimissä on käytössä myös muunlaisia jälkiosia. Viranomaisen organisaatiokaaviossa tai toiminnan kuvauksessa voi olla esimerkiksi toimialoja, vaikka sanalla toimiala tarkoitetaan yleiskielessä yleensä laajempaa kokonaisuutta, johon palvelut kuuluvat. Esimerkiksi kunnissa virastojen ja lautakuntien hoitamat tehtävät kuuluvat perinteisesti tiettyyn toimialaan, joita voivat olla esimerkiksi tekninen toimiala tai sivistystoimiala. Sanaa toimiala saatetaan kuitenkin nykyään käyttää osastojen lisäksi myös virastoista. Silloin on hyvin vaikea päätellä, minkä tason toimijasta on kyse.
Alaorganisaatioihin viitataan toisinaan muillakin monimerkityksisillä tai abstrakteilla sanoilla, kuten linja, vastuualue, tulosalue tai palvelualue, jotka eivät ongelmitta kerro, että kyseessä on organisaation osa. Nimen jälkiosana saatetaan käyttää sanaa, joka viittaa yksikön sijaan sen harjoittamaan toimintaan. Esimerkiksi sanat prosessi, päätoiminto ja palvelut yksikön nimen jälkiosana voivat aiheuttaa väärinkäsityksiä viittauskohteesta ja sen asemasta organisaatiossa.
Kun nimestä puuttuu selvästi alaorganisaatioon viittaava jälkiosa, nimen perusteella ei voi päätellä, millainen toimija tai miten järjestetty toiminto on kyseessä. Esimerkiksi tarkastus- ja valvonta-loppuiset alaorganisaatioiden nimet voivat sekoittua tilapäisiin toimikuntiin tai lautakuntiin, vaikka kyse olisi jatkuvasta toiminnasta.
Liian abstrakteja ilmauksia ei ole hyvä käyttää nimen alkuosassakaan. Esimerkiksi nimen mahdollistajapalvelut pohjalta on vaikea tietää, että kyseessä on alaorganisaatio, saati mitä sen toimenkuvaan kuuluu.
Jälkiosattomat nimet ovat hankalia käytössä
Erityisesti organisaatiokaavioissa näkee lähes poikkeuksetta sellaisia nimiä, joista puuttuu kokonaan jälkiosa, kuten ennakointi, turvapaikka, kasvianalytiikka sekä markkinointi ja viestintä. Tällaisia irrallisia teonnimiä tai substantiiveja on usein vaikea käyttää ja ymmärtää. Työntekijä ei voi kertoa olevansa töissä esimerkiksi Maahanmuuttoviraston turvapaikassa. Ne eivät myöskään paikanna kohdettaan organisaation hierarkiassa. Siksi organisaatiokaavioissakin olisi selkeintä käyttää nimissä kohteeseen viittaavaa jälkiosaa.
Puhe- ja tekstiyhteydessä jälkiosattomiin nimiin on syytä lisätä kohteeseen viittaava sana. Esimerkiksi ilmaus sovelluskehitysyksikössä oli teknisiä ongelmia on yksiselitteisempi kuin ilmaus sovelluskehityksessä oli teknisiä ongelmia. Jälkimmäisen perusteella ei voi olla varma, viitataanko yksikköön vai konkreettiseen kehitystyöhön. Jos organisaatio ei kerro, minkälaisesta yksiköstä on kysymys, nimen käyttäjä joutuu sen itse päättelemään ja keksimään. Tästä voi seurata, että eri nimenkäyttäjät täydentävät nimeä eri tavoin, jolloin samasta kohteesta käytetään erilaisia nimiä. Esimerkiksi sovelluskehitykseen voitaisiin viitata sovelluskehitysosastona tai sovelluskehitysyksikkönä.
Jos osaston nimeä kuitenkin käytetään ilman jälkiosaa, se on paras kirjoittaa isolla alkukirjaimella, jotta se erottuisi vastaavasta yleiskielisestä ilmauksesta: Hän toimii Sovelluskehityksen päällikkönä. Kysymys lähetettiin Logistiikkaan.
Alaorganisaatio on eri asia kuin siellä työskentelevien ihmisten joukko
Alaorganisaatioille on saatettu antaa myös sellaisia nimiä, jotka ovat toimijoihin viittavia sanoja, kuten terveysturvaajat, hyvinvointivaikuttajat ja tiedonvälittäjät. Tällainen nimeämistapa ei ole suositeltava, koska nimistä on mahdotonta päätellä, että ne viittaavatkin ihmisjoukon sijaan alaorganisaatioon.
Tällaiset nimet ovat vaikeita hahmottaa ja ymmärtää, ja myös niiden käyttäminen ja oikeinkirjoitus on hankalaa. On selkeämpää kehottaa asiakasta ottamaan yhteyttä esimerkiksi terveysturvallisuusosastoon kuin terveysturvaajiin. Lisäksi toimijan nimitys terveysturvaaja hämmentää, koska kyseessä ei ole vakiintunut yleiskielen sana tai ammattinimike. Nimen oikeinkirjoituskaan ei ole yksiselitteinen, sillä tekstiyhteydessä tulee tarve lisätä nimeen alaorganisaatioon viittaava sana (terveysturvaajat, Terveysturvaajat, terveysturvaajien osasto vai Terveysturvaajat-osasto). Edellä mainitut nimet terveysturvaajat, hyvinvointivaikuttajat ja tiedonvälittäjät ovat myös merkitykseltään hyvin laajoja, joten voi pohtia, yksilöivätkö ja erottavatko ne osaston riittävän hyvin viraston muista osastoista.
Kun organisaationimiä suunnitellaan, on hyvä pitää mielessä, ettei uusi nimi tee toiminnasta uudenlaista, eikä toiminnan uudistaminen myöskään vaadi uutta nimeä. Esimerkiksi alaorganisaatio voi ottaa käyttöön uudenlaisen toimintatavan ja silti säilyttää vakiintuneen, helppokäyttöisen ja asiakkaalle ymmärrettävä nimen, jossa on kohdettaan kuvaava jälkiosa (osasto, yksikkö). Jos organisaatiossa on kovin monta hierarkkista tasoa, voi harkita esimerkiksi sellaisten jälkiosien kuin alaosasto, toimintayksikkö, jaos, tiimi tai ryhmä käyttöä.
Selvä organisaatiorakenne auttaa asiakasta toimimaan
Yhtenä syynä osastojen ja yksiköiden katoamiseen julkishallinnon organisaatiorakenteista ja viranomaisten verkkosivuilta lienee asiakaslähtöisyyden tavoittelu ja pyrkimys korostaa viranomaisten palvelutehtävää. Ajatellaan, että asiakkaan ei tarvitse tuntea viraston organisaatiorakennetta, kunhan hän löytää tarvitsemansa tiedon ja palvelut ongelmitta. Ajatus on periaatteessa hyvä, mutta asiakkaalla on oltava myös konkreettinen, helposti hahmotettava taho, johon ottaa yhteyttä ongelmatilanteissa.
Avun saamisen kannalta on yleensä selkeintä, että asiakaskin tietää, mikä virasto tai osasto palvelusta vastaa. Jos apua saa esimerkiksi palvelunumerosta eikä siihen soittaminen syystä tai toisesta onnistu, olisi hyvä tietää, mille taholle voi antaa palautetta tai mihin tahoon ottaa seuraavaksi yhteyttä. Tällaisissa tilanteissa on apua siitä, jos palvelusta vastaava viranomainen ja organisaatiorakenne ovat verkkosivuilla näkyvissä.
Jaa sivu