Lyhenteiden muodostaminen ja käyttö

Julkishallinnon nimistä muodostetaan usein lyhenteitä (esimerkiksi sosiaali- ja terveysministeriö → STM, social- och hälsovårdsministeriet → SHM). Nimeä suunniteltaessa on kuitenkin lähdettävä liikkeelle virallisesta nimestä, ei lyhenteestä. Kun organisaatiosta tai palvelusta kirjoitetaan tai puhutaan, kannattaa lyhenteen sijaan suosia virallista nimeä. Se on paras tapa välttää ymmärrysongelmia ja väärinkäsityksiä.

Toisin kuin kohdettaan kuvaava virallinen nimi, lyhenne ei kerro, mikä viranomainen on kyseessä ja mitä se tekee, vaan lyhenteen merkitys on aina opeteltava erikseen. Myöskään viestin asiasisältö ei avaudu, jos siinä on paljon sellaisia lyhenteitä, joita lukija tai kuulija ei tunne. Lyhenteiden ongelmia ei aina tulla ajatelleeksi, sillä oman alan ja työyhteisön lyhenteet ovat asiantuntijoille usein tuttuja ja arkipäiväisiä.

Lisäksi joidenkin lyhenteiden ymmärrettävyyttä heikentää se, että niiden viittauskohde on epäselvä. Esimerkiksi lyhenne sote viittaa joissakin yhteyksissä sanapariin sosiaali- ja terveys-, joskus taas ilmaukseen sosiaali- ja terveydenhuolto, sosiaali- ja terveyspalvelut tai sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus.

On myös hyvä ottaa huomioon se, että pelkkä lyhyys ei tee ilmauksesta helppokäyttöistä. Satunnaiset kirjainyhdistelmät on usein hankalampi muistaa, kirjoittaa ja taivuttaa oikein kuin pitkät mutta ymmärrettävät sanat. Esimerkiksi valtioneuvoston sähköpostiosoitteiden jälkiosina valtioneuvosto.fi ja statsradet.fi olisivat todennäköisesti suomen- ja ruotsinkielisille asiakkaille helpompia muistaa kuin käyttöön otetut gov.fi ja govsec.fi, jotka perustuvat englannin sanoihin government ’hallitus’ ja security ’turvallisuus’. Koko nimen sisältävä tunnus yhdistyisi ongelmitta valtionhallintoon ja herättäisi paremmin luottamusta.

Julkiseen käyttöön ei välttämättä tarvitse muodostaa lainkaan lyhennettä. Esimerkiksi Tuomioistuinvirasto käyttää verkkotunnuksissaankin koko nimeään (tuomioistuinvirasto.fi, domstolsverket.fi).

Lyhenteitä tulee siis muodostaa ja käyttää vain harkiten. Pitkästä organisaation tai palvelun nimestä voi kuitenkin tarvittaessa muodostaa lyhenteen. Lyhenne voi olla tarpeen erityisesti tiiviissä tekstiyhteyksissä, kuten taulukoissa, sähköpostiosoitteissa, verkkotunnuksissa ja sosiaalisessa mediassa. Näissä yhteyksissä lyhenne voi säästää tilaa ja sujuvoittaa asioiden esittämistä.

Hyvä lyhenne on helppo yhdistää viralliseen nimeen

Kun suunnittelee lyhennettä, kannattaa miettiä, miten lyhenne toimii tekstissä ja puheessa. Oikeinkirjoitukseen, ääntämiseen ja taivutukseen on kiinnitettävä huomiota, sillä erityyppisiä lyhenteitä koskevat erilaiset säännöt. Myös suomen ja ruotsin kielen oikeinkirjoituskäytännöt eroavat jonkin verran toisistaan.

Käyttökelpoinen lyhenne on mahdollisimman hyvin yhdistettävissä viralliseen nimeen. Suomenkielisistä nimistä voi muodostaa lyhenteitä kahdella tavalla. Toimivia ovat virallisen nimen alkukirjaimista muodostetut joko kirjaimittain luettavat lyhenteet, kuten PRH (← Patentti- ja rekisterihallitus), tai sanana luettavat lyhenteet, kuten Luke (← Luonnonvarakeskus). Ruotsin kielessä toimivat parhaiten kirjaimittain luettavat lyhenteet, kuten PRS (← Patent- och registerstyrelsen).

Kirjaimittain luettavien lyhenteiden kannattaa olla korkeintaan nelikirjaimisia, koska pidemmät ovat vaikeita muistaa ja ääntää. Esimerkiksi lyhenne PSSHP (← Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri) hahmottuu tekstissä kohtalaisesti, mutta puheessa kuultuna, esimerkiksi sähköpostisoitteen jälkiosana, se voi olla vaikea saada muistiin oikein.

Kielilain mukaan suomea ja ruotsia on kohdeltava kansalliskielinä tasavertaisesti. Tasavertainen kohtelu koskee myös virastojen nimiä ja niiden lyhenteitä. Tämä tarkoittaa, että suomenkieliseen käyttöön tarkoitettu lyhenne on muodostettava suomenkielisestä nimestä ja ruotsinkieliseen käyttöön tarkoitettu lyhenne ruotsinkielisestä nimestä. Esimerkiksi Digi- ja väestötietoviraston suomenkielinen lyhenne on DVV ja ruotsinkielinen MDB (← Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata). Suomenkielisestä nimestä muodostettua lyhennettä ei voi käyttää ruotsin kielessä tai päinvastoin.

Kussakin kielessä tulisi käyttää samasta nimestä vain yhtä lyhennettä. Jos samasta nimestä on suomen tai ruotsin kielessä käytössä useita erilaisia lyhenteitä, voi jäädä epäselväksi, viittaavatko ne samaan vai eri kohteeseen ja mitä niistä tulisi ensisijaisesti käyttää.

Lyhenteen kaltaiset oheisnimet eivät ole suositeltavia

Julkishallinnon nimistä saatetaan käyttää varsinaisten lyhenteiden sijaan myös niin sanottuja oheisnimiä. Oheisnimet ovat lyhennesanoja, jotka usein yhdistyvät viralliseen nimeen vain hatarasti. Esimerkiksi oheisnimen Assi kirjaimet a ja s yhdistyvät viralliseen nimeen Ahveniston sairaala, kun taas jälkiosalla -si ei ole näkyvää yhteyttä viralliseen nimeen. Vastaavasti Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen nimestä käytetty lyhenne Palkeet yhdistyy pelkästään viralliseen suomenkieliseen nimeen ja siihenkin vain osin. Ei ole suositeltavaa pyrkiä muodostamaan etunimen tai yleissanan kanssa identtistä lyhennettä, jos yhteys viralliseen nimeen jää tällöin epäselväksi. Lyhenne voi erityisesti puheessa sekoittua vastaavaan yleissanaan tai erisnimeen.

Suomen- ja ruotsinkielisissä yhteyksissä käytetty oheisnimi saattaa olla myös englanninkielisen virallisen nimen pohjalta muodostettu. Tällaisia ovat esimerkiksi Opetusalan kehitysyhteistyön osaamiskeskuksen käyttämä oheisnimi FinCEED ja Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen käyttämä oheisnimi Fimea.  Joskus englanninkielisestä nimestä johdettu oheisnimi on tulkittavissa ruotsinkieliseksi lyhenteeksi. Esimerkiksi Migri voisi olla nimestä Migrationsverket, mutta suomen kielessä se ei kuitenkaan yhdisty Maahanmuuttovirastoon.

Oheisnimien käyttöä kannattaa välttää, koska ne kertovat huonosti viranomaisen toiminnasta ja sekoittuvat helposti yritysnimiin. Lyhenteen ymmärrettävyydestä ei tulisi tinkiä myöskään sen takia, että verkkotunnukseen tai logoon halutaan markkinointisyistä tai graafisista syistä tietyntyyppinen lyhenne. Jos julkishallinnon nimet ovat samanlaisia kuin yritys- ja tuotenimet, ihmisten voi olla vaikea löytää oikeaa palvelua tai heiltä voi jäädä velvollisuuksia hoitamatta. Jos julkishallinnon nimi sekoittuu yritysnimeen, jopa oikeusturva voi olla vaarassa.

Lyhenteiden käyttö

Lyhennettä voi käyttää tekstissä ja puheessa sen jälkeen, kun virallinen nimi on ensin mainittu. Tämän jälkeen lyhennettä voi käyttää virallisen nimen asemesta puhetta tai tekstiä tiivistämässä. Hyvä tapa on merkitä lyhenne ensimaininnan yhteydessä sulkeisiin virallisen nimen perään:

Taiteen edistämiskeskus (Taike) on taiteen edistämisen asiantuntija- ja palveluvirasto. Taike jakaa apurahoja muun muassa ammattitaiteilijoille.

Sen sijaan jos lyhenne merkitään virallisen nimen jälkeen ilman sulkeita (”Taiteen edistämiskeskus Taike”), se voidaan hahmottaa virheellisesti osaksi virallista nimeä. Puheessa voi käyttää eli-sanaa: Taiteen edistämiskeskus eli Taike.

Suomenkielisten lyhenteiden oikea kirjoitusasu määräytyy sen mukaan, luetaanko lyhenne kirjaimittain vai sanana. Kirjaimittain luettavat erisnimien lyhenteet kirjoitetaan kokonaan isoin kirjaimin (esimerkiksi OPH [oo-pee-hoo]). Sanana luettavat erisnimien lyhenteet koostuvat tavuista ja ne kirjoitetaan joko kokonaan isoin kirjaimin tai alkukirjain isolla: Yle ~ YLE. Organisaation kannattaa valita yksi kirjoitustapa ja käyttää sitä johdonmukaisesti. Tyypillistä on, että mitä tutummaksi nimestä muodostettu lyhennesana tulee, sitä todennäköisemmin vain sen alkukirjain kirjoitetaan isolla. On myös hyvä ottaa huomioon, että jotkin ruudunlukuohjelmat lukevat isoilla kirjaimilla kirjoitetut lyhennesanat kirjaimittain, eivät sanana.

Joissakin tapauksissa organisaation virallinen nimi kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella. Tällöin siitä muodostettu sanana luettava lyhenne kirjoitetaan joko kokonaan pienin tai kokonaan isoin kirjaimin: suojelupoliisi → supo ~ SUPO.

Myös lyhenteiden taivutukseen vaikuttaa se, luetaanko lyhenne kirjaimittain vai sanana. Kirjaimittain luettavaa lyhennettä taivutetaan kaksoispisteen avulla: Työskentelen OPH:ssa. Taivutuspäätteen muoto valitaan sen mukaan, ohjataanko lyhenne lukemaan kirjaimittain vai auki kirjoitettuna. Siis joko OPH:hon [oo-pee-hoo-hon] tai OPH:een [opetushallitukseen]. Jos taas lyhenne luetaan sanana, taivutuspääte lisätään siihen suoraan ilman kaksoispistettä: Luken henkilökunta. Jos lyhenne loppuu konsonanttiin, tarvitaan i-sidevokaalia: Tays : Taysissa : Taysiin.

Jos lyhenne vastaa sellaista yleissanaa, jonka vartalossa tapahtuu taivutettaessa muutoksia, lyhennettä taivutetaan yleensä eri tavalla kuin vastaavaa sanaa. Esimerkiksi Suomen ympäristökeskuksen lyhennettä taivutetaan Syke : Syken, vaikka yleissana syke taipuu sykkeen. Vastaavasti ympäristöterveydenhuollon valvontatietojärjestelmän lyhenne VATI taipuu VATIssa (vrt. vati : vadissa). Jos lyhenteellä on kuitenkin tietoisesti haettu yhteyttä yleissanaan tai se yhdistyy kielitajussa luontevasti yleissanaan, sitä voidaan taivuttaa myös samoin. Esimerkiksi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen oheisnimeä Palkeet on luontevinta taivuttaa sanan palje monikon tapaan Palkeissa.

Lyhenteen taivutusmuodot voivat vaikuttaa siihen, mikä oikeinkirjoitustapa on toimivin. Esimerkiksi aluehallintovirastosta käytetään sanana luettavaa lyhennettä, joka voidaan kirjoittaa joko avi tai AVI. Koska aluehallintovirastoja on monta, niihin on tarpeen viitata myös monikossa. Kun lyhennettä avi taivutetaan monikossa, joissakin muodoissa viimeinen vokaali muuttuu i:stä e:ksi (esimerkiksi aveissa). Varsinkin jos lyhenne kirjoitetaan isoin kirjaimin, monikkomuoto (esimerkiksi AVEja), voi hahmottua niin, että lyhenteen perusmuoto olisi AVE. Monikon e:llisiä taivutusmuotoja kannattaakin välttää, koska ne ovat hahmoltaan epäselviä. Usein kaikkein paras ratkaisu on käyttää sanaa aluehallintovirasto avi-lyhenteen sijaan.

Pelkkä lyhenne ei sovi viralliseksi nimeksi

Jos nimen lyhennettä on käytetty organisaatiossa pitkään, se voi tuntua niin vakiintuneelta, että se halutaan muuttaa organisaation viralliseksi nimeksi. Esimerkiksi Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri ilmoitti syksyllä 2018, että sen nimen lyhenteenä tutuksi tullutta kirjainyhdistelmää HUS käytetään jatkossa sairaanhoitopiirin nimenä. Vastaavasti entinen Kuntien eläkevakuutus otti viralliseksi nimekseen Keva vuonna 2011, jolloin sen hoidettavaksi tulivat myös valtion eläkeasiat.

Nimien yleisen ymmärrettävyyden kannalta suuntaus on huolestuttava. Esimerkiksi asiakkaat tai muut organisaation ulkopuoliset toimijat eivät useinkaan tunne nimen historiaa eivätkä voi tietää, miksi nimenä on juuri kirjainyhdistelmä HUS tai Keva, mihin nimi viittaa ja mistä se tulee. Aiempaan suomenkieliseen lyhenteeseen perustuva virallinen nimi on erityisen vaikeaselkoinen ruotsinkieliselle asiakkaalle ja päinvastoin.

Lyhenteen käyttö osana nimeä ei sekään ole hyvää virkakieltä, vaan lisää riskiä julkishallinnon nimien sekaantumisesta kaupallisiin nimiin. Esimerkiksi lyhennettä TE-toimisto tulisi käyttää vain, kun asiayhteydessä on selvästi avattu, että kyse on työ- ja elinkeinotoimistosta. Nimessä Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä olisi puolestaan hyvä avata, mihin sote-lyhenne tässä yhteydessä viittaa. KEHA-keskus taas on viraston nimenä yhtä vaikeaselkoinen kuin HUS tai Keva. Kyseessä on elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus.

Lyhenteen käyttö virallisessa nimessä kertoo julkishallinnossa yleistyneestä tavasta pyrkiä luomaan imagoa lyhenteen eikä virallisen nimen ympärille. Esimerkiksi verkkosivuilla ja logossa lyhenne on usein paljon virallista nimeä näkyvämmin esillä. Saatetaan ajatella, että lyhenne on tarpeen brändin takia. Brändäys ei kuitenkaan edellytä lyhyttä tai merkitykseltään epäselvää nimeä, vaan se onnistuu hyvin myös toimivalla virallisella nimellä. Esimerkiksi Metsähallitus luo brändiään niin suomeksi, ruotsiksi kuin pohjoissaameksikin virallisella nimellään.